Nómina y aportes - Ecuapedia

La nómina es el expediente mensual que conecta contrato, asistencia, remuneracion, beneficios sociales, descuentos, aportes IESS, pagos al trabajador, obligaciones patronales, provisiones contables y archivo laboral. En Ecuador, el cierre correcto no termina con el rol de pagos: debe cuadrar con avisos y novedades del IESS, planillas, bancos, contabilidad, beneficios y soporte de cada trabajador.

El IESS indica que el empleador debe registrar al trabajador desde el primer dia de labor y remitir aviso de entrada dentro de los primeros quince días. también debe informar modificacion de sueldo, enfermedad, separacion u otra novedad relevante para la historia laboral dentro de tres días posteriores al hecho.¹²

Esta página es una guía integradora para cerrar nómina. Los artículos específicos sobre aportes IESS, beneficios sociales laborales y salarios basicos o sectoriales pueden desarrollar cada bloque con más detalle, pero aquí se incluye lo necesario para armar, revisar, registrar y pagar una nómina mensual completa.

#Alcance

Incluye	No incluye
Cierre mensual de nómina para empleadores en Ecuador.	liquidación individual completa por terminación laboral.
Avisos IESS, materia gravada, aportes, fondos de reserva, beneficios y planillas.	Reclamos de prestaciones de salud, jubilacion, cesantia o fondos del afiliado.
Roles, asientos, provisiones, pagos, conciliación y archivo.	Todos los regímenes especiales de seguridad social.
SBU 2026, mínimos, décimos, utilidades y jornada parcial como controles de nómina.	Dictamen laboral personalizado sobre contrato, despido o controversia.
Errores frecuentes y checklist mensual.	Implementacion de software o carga masiva específica.

#Flujo mensual

Fase	Objetivo	Evidencia
1. Base de trabajadores	Confirmar activos, entradas, salidas, jornada, sueldo y cargo.	Contratos, avisos IESS, matriz de personal y novedades.
2. Tiempo y variables	Levantar asistencia, horas, comisiones, bonos, descuentos y ausencias.	Reporte de asistencia, aprobación y soportes.
3. Remuneracion	Calcular sueldo, variables, horas, descuentos y neto.	Rol individual y rol consolidado.
4. Beneficios	Calcular décimos, vacaciones, fondos de reserva, utilidades y provisiones.	Auxiliares de beneficios y solicitudes de acumulacion.
5. IESS	Generar planilla, revisar materia gravada, aportes, novedades y fondos.	Planilla IESS, comprobantes y certificado cuando aplique.
6. Contabilidad	Registrar gasto, pasivos, descuentos, aportes y pagos.	Asientos, auxiliares y conciliación.
7. Pago	Pagar sueldos netos, IESS y obligaciones asociadas.	Transferencias, débito, comprobantes y banco.
8. Archivo	Conservar soporte laboral, contable y electrónico.	Carpeta mensual de nómina.

#Responsables y cortes internos

Una nómina mensual completa necesita responsables claros porque mezcla hechos laborales, reglas de seguridad social, pagos y registro contable. El corte interno debe dejar tiempo para corregir novedades antes de generar planillas y pagar.

Responsable	Entrega mínima	Control de cierre
Talento humano	Altas, bajas, contratos, asistencia, permisos, vacaciones, solicitudes de acumulacion y novedades.	Cada cambio debe tener soporte fechado y responsable de aprobación.
Jefaturas o área operativas	Horas, turnos, comisiones, bonos, metas, produccion, faltas y descuentos operativos.	Las variables no aprobadas no deben entrar al rol definitivo.
nómina	Rol individual, rol consolidado, aportes personales, neto, beneficios y planilla base.	Debe cruzar cedula, cargo, sueldo, jornada, centro de costo y estado IESS.
Contabilidad	Gasto, pasivos, provisiones, centros de costo, conciliación bancaria y auxiliares.	El asiento debe cuadrar con rol, planilla IESS y banco.
tesorería	Transferencias a trabajadores, pago IESS y comprobantes.	Ningun pago debe quedar sin identificación de beneficiario, fecha y cuenta contable.
Representante o aprobador	autorización final de rol, pagos y ajustes excepcionales.	La aprobación debe ocurrir antes de transferir y antes del vencimiento IESS.

Corte	Que revisar antes de cerrar
Antes de calcular	Trabajadores activos, avisos pendientes, jornada, sueldo, cargo, salario mínimo aplicable y centro de costo.
Antes de generar planilla IESS	Materia gravada, novedades, fondos de reserva, variaciones de sueldo y salidas.
Antes de pagar sueldos	Neto por trabajador, cuenta bancaria, descuentos autorizados, beneficios pagados mensual y retención.
Antes de pagar IESS	Planilla definitiva, aporte personal retenido, aporte patronal, fondos acumulados y mora previa.
Antes de registrar contabilidad	Rol aprobado, planilla IESS, comprobantes bancarios y auxiliares de beneficios.
Antes de archivar	Carpeta mensual completa, sin diferencias abiertas entre rol, IESS, banco y contabilidad.

#Datos maestros

Dato	Para que sirve	Control
identificación del trabajador	Registro laboral, IESS, roles, bancos y archivo.	Cedula, nombres, fecha de nacimiento, domicilio y contactos.
Fecha de ingreso	Antiguedad, beneficios, fondos de reserva y vacaciones.	Debe coincidir con contrato y aviso de entrada.
Cargo y actividad	Salario mínimo sectorial, código IESS y costos.	Revisar función real, no solo nombre interno.
Jornada	Sueldo, proporcionalidad, horas, aportes y beneficios.	Jornada completa, parcial, especial o turnos.
Sueldo o salario	Base de rol, materia gravada y provisiones.	No inferior a SBU o mínimo sectorial aplicable.
Forma de pago	Transferencia, cuenta bancaria o medio autorizado.	Debe permitir trazabilidad.
Modalidad de décimos	Mensual o acumulada.	Solicitud escrita cuando se acumula.
Fondos de reserva	Pago directo o acumulacion IESS.	Nace después de más de un año con el mismo empleador.
Cargas familiares	Utilidades y expedientes laborales.	documentación acreditada cuando corresponda.

#Expediente por trabajador

Bloque	Documentos o datos que debe conservar
Identidad	Cedula, datos personales, direccion, contacto, cuenta bancaria y cargas familiares cuando correspondan.
relación laboral	Contrato, fecha de ingreso, cargo, jornada, sueldo, cambios de cargo, variaciones y comunicaciones.
IESS	Aviso de entrada, aviso de salida cuando exista, variaciones de sueldo, fondos de reserva y novedades.
Beneficios	Solicitud de acumulacion de décimos, vacaciones gozadas y pendientes, fondos de reserva y utilidades.
Variables	Horas, comisiones, bonos, descuentos, anticipos, préstamos, permisos y ausencias con aprobación.
Pagos	Roles individuales, comprobantes bancarios, recibos o aceptaciones y liquidaciones cuando existan.
Contabilidad	Centro de costo, cuenta contable, provisiones asociadas y conciliación de saldos por trabajador.

#Avisos y novedades IESS

Novedad	Plazo o regla	Impacto
Aviso de entrada	Desde el primer dia de labor y dentro de los primeros quince días.	Activa afiliación e historia laboral.¹
Aviso de salida	Dentro de tres días posteriores a la separacion.	Evita generacion indebida de planillas y mora.¹
Modificacion de sueldo	Dentro de tres días posteriores al hecho.	Actualiza materia gravada e historia laboral.²
Enfermedad u otra contingencia	Dentro de tres días posteriores si es novedad relevante.	Incide en subsidios, historia laboral y planilla.
Jornada parcial	Registrar sueldo y días laborados.	La base de aportacion se calcula según días, con reglas mínimas de IESS.²
Fondos de reserva	Directo o acumulado en IESS cuando nace el derecho.	Afecta planilla y pasivo.

La falta oportuna de avisos puede generar glosas, planillas en mora, problemas de prestaciones y diferencias que luego deben justificarse o pagar con multas e intereses, según las reglas de avisos, obligación y mora patronal publicadas por el IESS.¹²³

#Materia gravada y remuneracion

Para aportes IESS, la materia gravada comprende todo ingreso regular y susceptible de apreciacion pecuniaria percibido por el trabajador, y el pago de aportes se realiza dentro de los quince días posteriores al mes correspondiente.²

Rubro	Control de nómina
Sueldo mensual	Base ordinaria de rol y aportes.
Horas suplementarias y extraordinarias	Deben calcularse con recargos y revisarse para materia gravada.
Comisiones	Si son ingreso regular o de libre disponibilidad, revisar integracion.
Bonos habituales	Documentar si son remunerativos o no remunerativos.
Destajo o variables	Deben cuadrar con produccion, ventas o metricas aprobadas.
Viaticos ocasionales	Separar si tienen naturaleza de reembolso o pago ocasional.
décimos	Beneficios separados; no tratarlos como sueldo ordinario para todos los efectos.
Utilidades	participación legal separada, no pago mensual ordinario.
Fondos de reserva	Beneficio separado, con regla propia de 8,33%.
Descuentos autorizados	IESS personal, anticipos, préstamos, retenciones judiciales u otros respaldados.

El Ministerio del Trabajo, al explicar la remuneracion para indemnizaciones, enumera como parte de remuneracion lo que el trabajador recibe en dinero, servicios o especies, incluidos trabajos extraordinarios y suplementarios, destajo, comisiones, participación en beneficios, aporte individual IESS asumido por el empleador y retribuciones normales de la industria o servicio. también identifica exclusiones como utilidades, fondo de reserva mensual, viaticos ocasionales, decimo tercero, decimo cuarto, compensación económica para salario digno y servicios de orden social.⁴

#SBU y mínimos

Control	Regla
SBU 2026	USD 482 desde el 1 de enero de 2026, según comunicado y acuerdo del Ministerio del Trabajo.⁵
Salario sectorial	Revisar si el cargo tiene mínimo superior al SBU.
Jornada parcial	Aplicar proporcionalidad permitida y revisar base mínima IESS.
Variables	Aunque existan comisiones o destajo, el resultado no debe bajar del mínimo aplicable.
Cambios anuales	Actualizar roles, contratos, IESS, provisiones y costos cuando cambia SBU o mínimo sectorial.

#Aportes IESS

Tipo de control	Regla general
Registro del trabajador	Aviso de entrada desde el primer dia y dentro de quince días.
Pago mensual	Dentro de quince días posteriores al mes que corresponda.²
Aporte personal	Se retiene al trabajador y se reconoce como pasivo hasta pagar la planilla.
Aporte patronal	Es gasto del empleador y pasivo hasta el pago.
Materia gravada	Ingreso regular y susceptible de apreciacion pecuniaria.
Certificado de obligación	Debe revisarse cuando se necesite probar cumplimiento.
Mora patronal	IESS define mora como incumplimiento en el pago de aportes y otras obligación.³

La tabla oficial de tasas del IESS desagrega aportes por tipo de afiliado. Para trabajadores del sector privado bajo relación de dependencia, el control operativo de la nómina debe separar aporte personal retenido, aporte patronal y total de planilla. La página de tasas recuerda ademas el aporte adicional de 0,10% sobre materia gravada para financiar prestaciones previstas por la Ley Organica de Discapacidades.⁶⁷

Tipo de afiliado	Aporte personal	Aporte patronal	Total
Sector privado bajo relación de dependencia	9,45%	11,15%	20,60%

Validación	Como se revisa
Tipo de afiliado	Confirmar si el trabajador pertenece al sector privado u otro régimen con tasa distinta.
Materia gravada	Revisar ingresos regulares y de libre disponibilidad, no solo sueldo base.
Aporte personal	Debe coincidir con el descuento del rol y el pasivo retenido al trabajador.
Aporte patronal	Debe registrarse como gasto del empleador y pasivo hasta el pago.
Fondos de reserva	Separar pago directo al trabajador y deposito acumulado en IESS.
Planilla	Comparar total de planilla contra asiento contable y comprobante bancario.
Mora previa	Revisar certificado u obligaciones patronales antes de cerrar si existen diferencias antiguas.

#Beneficios sociales dentro de nómina

Beneficio	cálculo operativo	Pago o provisión
Decimo tercero	Doceava parte de remuneraciones percibidas durante el año calendario.	Mensual o acumulado hasta el 24 de diciembre si hay solicitud escrita.⁸
Decimo cuarto	Doceava parte del SBU del trabajador en general.	Mensual o acumulado hasta 15 de marzo en Costa e Insular, y 15 de agosto en Sierra y Amazonia, si hay solicitud escrita.⁸
Vacaciones	Tiempo causado, gozado y pendiente según relación laboral.	Provisión mensual y pago o goce cuando corresponda.
Fondos de reserva	8,33% de remuneracion de aportacion después de más de un año con el mismo empleador.	Pago directo con salario o deposito mensual en IESS si el afiliado acumula.⁹
Utilidades	15% de utilidades liquidas.	10% por tiempo laborado y 5% por cargas familiares.¹⁰

#Provisiones y auxiliares

Las provisiones evitan que los beneficios laborales aparezcan solo cuando se pagan. El cierre mensual debe reconocer el gasto causado y mantener auxiliares por trabajador, aun cuando el pago sea acumulado o anual.

Provisión	Base mensual de control	Auxiliar recomendado
Decimo tercero	Remuneraciones del mes divididas para 12.	Saldo acumulado por trabajador y modalidad mensual o acumulada.
Decimo cuarto	SBU vigente dividido para 12, con proporcionalidad cuando aplique.	Saldo por trabajador, region y fecha límite de pago acumulado.
Vacaciones	días causados menos días gozados, valorados con remuneracion aplicable.	días pendientes, días gozados, período causado y valor provisionado.
Fondos de reserva	8,33% de remuneracion de aportacion desde que nace el derecho.	Separar pago directo y deposito IESS.
Utilidades	Estimacion o cálculo sobre utilidades liquidas cuando exista base.	Tiempo laborado, cargas familiares, extrabajadores y valores pagados.

Diferencia frecuente	Revisión
Gasto provisionado distinto del rol	Revisar si hubo ajuste, reverso, trabajador nuevo, salida o cambio salarial.
Pasivo negativo por beneficio	Buscar pagos duplicados, reversos mal aplicados o provisiones omitidas.
Fondo de reserva en cuenta equivocada	Confirmar si fue pago directo o planilla IESS.
Decimo acumulado sin solicitud	Revisar expediente; sin solicitud escrita el tratamiento debe estar sustentado.
Vacaciones sin auxiliar de días	Reconstruir saldo por período, no solo valor contable global.

#décimos y solicitud de acumulacion

Tema	Regla
Decimo tercero mensual	Parte proporcional mensual de la doceava parte de remuneraciones del año calendario.
Decimo tercero acumulado	Hasta el 24 de diciembre si el trabajador pide acumulacion.
Decimo cuarto mensual	Doceava parte del SBU.
Decimo cuarto acumulado Costa e Insular	Hasta el 15 de marzo.
Decimo cuarto acumulado Sierra y Amazonia	Hasta el 15 de agosto.
Solicitud anual	Debe presentarse por escrito durante los primeros quince días de enero para acumulacion.
Nuevas contrataciones	Solicitud al celebrar contrato o dentro de primeros quince días de relación laboral.
Sin solicitud	Pago mensual proporcional.

#Fondos de reserva

Elemento	Regla
Derecho	más de un año con el mismo empleador.
Porcentaje	8,33% de remuneracion de aportacion.
Pago directo	Se paga con salario si el afiliado no decide acumular en IESS.
Acumulacion IESS	El empleador deposita mensualmente en IESS junto con planilla.
Plazo	Primeros quince días del mes siguiente al que corresponda.
Mora	Falta de pago causa mora con recargos y multas.

#Utilidades

Porcion	Formula operativa
Base general	15% de utilidades liquidas, tomando como base declaración de Impuesto a la Renta y reglas aplicables.
10%	Se distribuye entre trabajadores y extrabajadores según tiempo laborado en días.
5%	Se distribuye por cargas familiares acreditadas.
Factor A	días laborados por persona multiplicados por numero de cargas familiares acreditadas.
Factor B	Suma de todos los factores A.
Menos de un año	Derecho proporcional por tiempo de servicios, según criterio del Ministerio del Trabajo.¹¹

#Jornada parcial

Elemento	Control
Remuneracion	Proporcional frente a jornada completa y no inferior a mínimos proporcionales aplicables.
IESS	Salario base de aportacion según días laborados; IESS senala que no puede ser inferior a la parte proporcional del SBU.
Salud enfermedad y maternidad	IESS indica que la prima de 4,41% se realiza al menos sobre el SBU.²
Decimo tercero	Con remuneraciones efectivamente percibidas.
Decimo cuarto	Proporcional según tiempo efectivamente trabajado cuando corresponde.¹²
Utilidades	Proporcional al tiempo efectivamente trabajado.
Vacaciones	Depende de tiempo de servicios, jornada y saldos pendientes.

#Rol de pagos

Columna o bloque	Contenido
identificación	Trabajador, cedula, cargo, centro de costo, fecha de ingreso y jornada.
Devengados	Sueldo, horas, comisiones, bonos, recargos, vacaciones pagadas y otros ingresos.
Beneficios mensuales	décimos pagados mensual, fondos de reserva directo y otros beneficios pagados.
Descuentos	Aporte personal IESS, anticipos, préstamos, retenciones judiciales y otros autorizados.
Neto a pagar	Valor final transferido al trabajador.
Provisiones	décimos acumulados, vacaciones, fondos acumulados, utilidades estimadas y otros pasivos.
Costeo	Centro de costo, proyecto, área, sucursal o actividad.
Firmas o aceptación	Evidencia de recepción o transferencia.

#Validación del neto a pagar

Control	Formula o cruce
Total devengado	Sueldo, horas, comisiones, bonos y otros ingresos aprobados.
Beneficios pagados mensual	décimos mensuales, fondos directos y otros beneficios que se paguen con el rol.
Descuentos legales	Aporte personal IESS y retenciones obligatorias que correspondan.
Descuentos autorizados	Anticipos, préstamos, retenciones judiciales u otros descuentos con soporte.
Neto	Devengados y beneficios pagados menos descuentos.
Banco	La suma de transferencias debe coincidir con el neto aprobado.
Diferencias	Cualquier ajuste posterior debe quedar documentado y reflejado en rol, banco y contabilidad.

#Asientos contables

Evento	débito	crédito
nómina devengada	Gasto de sueldos y salarios	Sueldos por pagar.
Aporte personal retenido	Sueldos por pagar	IESS aporte personal por pagar.
Aporte patronal	Gasto aporte patronal IESS	IESS aporte patronal por pagar.
décimos provisionados	Gasto beneficios sociales	décimos por pagar.
Vacaciones provisionadas	Gasto beneficios sociales	Vacaciones por pagar.
Fondos de reserva directos	Gasto fondos de reserva	Sueldos por pagar o fondos por pagar.
Fondos acumulados IESS	Gasto fondos de reserva	IESS fondos de reserva por pagar.
Utilidades provisionadas	Gasto participación trabajadores	participación trabajadores por pagar.
Pago de sueldos	Sueldos por pagar	Bancos.
Pago planilla IESS	IESS por pagar	Bancos.

#conciliación mensual

Fuente	Debe cuadrar con
Rol de pagos	Sueldos, horas, beneficios pagados, descuentos y netos.
Planilla IESS	Materia gravada, aporte personal, patronal, fondos y novedades.
Contabilidad	Gastos, pasivos, retención, provisiones y pagos.
Banco	Transferencias a trabajadores y pagos IESS.
Historia laboral	Avisos de entrada, salida, sueldos y novedades.
Beneficios	Auxiliares de décimos, vacaciones, fondos y utilidades.
Archivo laboral	Contratos, solicitudes, aprobación, comunicaciones y soportes.

#Archivo mensual

Documento	Motivo
Rol consolidado	Resume devengados, descuentos, provisiones y netos.
Roles individuales	Soporta pago a cada trabajador.
Comprobantes bancarios	Prueban pago de sueldos y planilla IESS.
Planilla IESS	Soporta aportes y obligaciones patronales.
Avisos y novedades	Prueban entradas, salidas, variaciones y contingencias.
Solicitudes de acumulacion	Justifican décimos mensuales o acumulados.
Reporte de asistencia	Soporta horas, faltas, vacaciones y permisos.
Auxiliares de beneficios	Controlan saldos por trabajador.
Asientos contables	Relacionan nómina con estados financieros.
Comunicaciones laborales	Respaldan descuentos, autorización y novedades.

#Checklist de cierre mensual

Paso	Revisión
1	Confirmar trabajadores activos, entradas, salidas y novedades.
2	Revisar SBU, salario sectorial, jornada, sueldo y variaciones.
3	Levantar asistencia, horas, comisiones, bonos, permisos y ausencias.
4	Calcular devengados, descuentos, aporte personal y neto.
5	Calcular aporte patronal, fondos de reserva y planilla IESS.
6	Calcular o actualizar décimos, vacaciones, utilidades y provisiones.
7	Validar rol contra planilla IESS y contabilidad.
8	Aprobar nómina antes de pagos.
9	Pagar sueldos y planilla dentro de plazos.
10	Registrar asientos y conciliar bancos.
11	Revisar certificado u obligaciones patronales si corresponde.
12	Archivar soporte mensual completo.

#Errores frecuentes

Error	Riesgo
Afiliar tarde	Reclamos, glosas, responsabilidad patronal y problemas de prestaciones.
No registrar salida	El sistema puede seguir generando planillas y mora.
No registrar variacion de sueldo	Materia gravada e historia laboral quedan incorrectas.
Usar solo SBU sin revisar sectoriales	Pago inferior al mínimo aplicable.
No separar remuneracion, beneficios y reembolsos	Errores en aportes, provisiones y estados financieros.
Confundir aporte patronal con fondo de reserva	Pasivos y gastos mal clasificados.
No conservar solicitud de acumulacion de décimos	Riesgo de disputa sobre modalidad de pago.
No provisionar vacaciones o décimos	Pasivos laborales subestimados.
No cruzar rol con planilla IESS	Diferencias acumuladas y pagos omitidos o duplicados.
Pagar aportes fuera de plazo	Mora patronal e intereses.
No archivar comprobantes	Dificulta probar cumplimiento.

#Referencias

Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. "Avisos de entrada y salida". iess.gob.ec
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. "obligación". iess.gob.ec
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. "Empleadores". iess.gob.ec
Ministerio del Trabajo. "Que valores forman parte de la remuneracion para el pago de indemnizaciones del trabajador, y cuales se exceptuan". trabajo.gob.ec
Ministerio del Trabajo. "después de casi una decada, hay consenso: Gobierno, empleadores y trabajadores acuerdan fijar el Salario básico Unificado de 2026 en USD 482". trabajo.gob.ec
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. "Tasas de aportacion". iess.gob.ec
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. "Tasas de aportacion". iess.gob.ec
Ministerio del Trabajo. "Cual es el plazo y como se debe realizar la solicitud para la acumulacion del pago de la decima tercera y decima cuarta remuneracion". trabajo.gob.ec
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. "Fondos de Reserva". iess.gob.ec
Ministerio del Trabajo. "Como se divide el porcentaje de utilidades". trabajo.gob.ec
Ministerio del Trabajo. "Aquellos trabajadores que no han cumplido un año ininterrumpido de trabajo con el mismo empleador, tienen derecho a recibir el pago de utilidades". trabajo.gob.ec
Ministerio del Trabajo. "Se puede contratar a una persona para prestar servicios durante un tiempo inferior a las ocho horas diarias y como se realiza el pago de remuneraciones". trabajo.gob.ec