Las compañías sujetas al control de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros deben preparar estados financieros al cierre del ejercicio, someterlos a los organos societarios que correspondan y remitir información financiera y societaria por el portal institucional. Para el ejercicio económico 2025, la SCVS recordó que las compañías obligadas debian presentar la información durante el primer cuatrimestre de 2026 y luego prorrogó el plazo hasta el lunes 4 de mayo de 2026 por feriado nacional.12
Esta página se concentra en el expediente financiero: estados, notas, anexos, aprobación, carga, rectificacion, conservación y controles. Las obligaciones anuales de compañías, NIIF en Ecuador, auditoría externa, mercado de valores, seguros, prevención de lavado, impuestos y juntas generales tienen reglas propias que deben tratarse en sus página o expedientes específicos cuando apliquen.
#Archivos completos
| Archivo público | Contenido | Filas |
|---|
| Estados, notas, información comparativa, firmas y controles mínimos del paquete financiero3 | Estados, notas, información comparativa, firmas y controles mínimos del paquete financiero. | 7 |
| Anexos societarios vinculados a estados financieros anuales y responsables de preparación o control4 | Anexos societarios vinculados a estados financieros anuales y responsables de preparación o control. | 10 |
| Bloques de cierre contable5 | Bloques de cierre contable antes de emitir estados y riesgo si falta revisión. | 12 |
| Secuencia de presentación en portal SCVS,6 | Secuencia de presentación en portal SCVS, desde datos generales hasta archivo. | 9 |
| Reglas y fechas7 | Reglas y fechas publicadas por SCVS para estados financieros del ejercicio económico 2025. | 5 |
| Carpetas mínimas de conservación del expediente financiero, societario, tributario y electrónico8 | Carpetas mínimas de conservación del expediente financiero, societario, tributario y electrónico. | 8 |
Estos archivos convierten el expediente financiero en datos consultables. No sustituyen los formularios del portal SCVS ni las NIIF: separan las piezas, controles y evidencias que esta página explica.
#Alcance
| Incluye | No incluye |
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| Estados financieros anuales de compañías controladas por SCVS. | declaración de Impuesto a la Renta o anexos tributarios SRI completos. |
| preparación contable, aprobación societaria, anexos y carga institucional. | Interpretacion técnica completa de cada NIIF o NIIF para PYMES. |
| Estados individuales, consolidados, rectificatorios y anexos principales. | Procedimientos especiales de mercado de valores, seguros o entidades financieras. |
| Responsables, evidencias, plazos, errores y regularización. | Defensa sancionatoria personalizada o dictamen legal. |
| Controles de archivo para contabilidad, administración, comisario y auditor. | Elaboracion de políticas contables a medida de una compañía concreta. |
#Fuentes normativas y operativas
| Fuente | Que aporta al expediente |
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| Ley de Compañías | obligación de remitir estados e información societaria, responsabilidad de administradores, presentación a junta y disponibilidad de documentos.9 |
| Comunicados SCVS del ejercicio | Plazo anual, prórrogas, estado de recepción, recordatorios y consecuencias de incumplimiento.1210 |
| Servicios institucionales SCVS | Tramites, sistemas, anexos, rectificaciones y formularios habilitados.11 |
| resolución SCVS | Normas societarias, NIIF local, instrucciones y reformas de caracter general.12 |
| IFRS Foundation | Fuente técnica internacional de NIIF y NIIF para PYMES; no se reproduce el estandar completo por restricciones de copyright.1314 |
#Estados que integran el paquete financiero
| Estado o pieza | función | Controles mínimos |
|---|
| Estado de situación financiera | Presenta activos, pasivos y patrimonio al cierre. | Cuadrar saldos con auxiliares, inventarios, bancos, cartera, obligación, patrimonio y comparativo. |
| Estado de resultado integral | Presenta ingresos, costos, gastos, resultado y otro resultado integral cuando aplica. | Cruzar ventas, costos, gastos, nómina, depreciacion, impuestos, deterioros y cierre de resultados. |
| Estado de cambios en el patrimonio | Explica movimientos de capital, reservas, resultados acumulados, dividendos, aportes y otros componentes. | Soportar actas, aumentos o reducciones de capital, distribucion de utilidades y ajustes de adopción o medición. |
| Estado de flujos de efectivo | Clasifica entradas y salidas de operación, inversión y financiamiento. | Conciliar con bancos, deuda, inversiones, activos fijos, dividendos, impuestos y variaciones de capital de trabajo. |
| Notas a los estados financieros | Explican bases de preparación, políticas, saldos, estimaciones, riesgos, contingencias y hechos relevantes. | No deben ser genericas: deben amarrarse a saldos, políticas, actividad, revelaciones y eventos del período. |
| información comparativa | Permite comparar ejercicio actual y anterior. | Mantener consistencia de políticas, reclasificaciones explicadas y saldos iniciales trazables. |
| Firmas y aprobación | Dan responsabilidad formal al expediente. | Revisar representante legal, contador, administrador, comisario, auditor y junta según corresponda. |
La página de servicios de la SCVS indica que, para compañías del sector de mercado de valores y períodos 2014 o posteriores, el sistema presenta formularios de Estado de Situación Financiera NIIF, Estado de Resultado Integral NIIF, Estado de Cambio en el Patrimonio NIIF y Estado de Flujo de Efectivo bajo NIIF.11
El archivo de datos sobre estados, notas, información comparativa, firmas y controles mínimos del paquete3 conserva estas piezas con su función y control mínimo.
#Estados individuales y consolidados
| Tipo | Cuando se revisa | Evidencia esperada |
|---|
| Estados financieros individuales | Toda compañía que debe reportar su información financiera propia. | Estados, notas, anexos y acuse de presentación del ejercicio. |
| Estados financieros consolidados | Cuando la compañía controla subsidiarias o debe consolidar por normativa aplicable. | Matriz de participaciones, eliminaciones, políticas uniformes, estados consolidados, notas y auditoría si aplica. |
| Estados rectificatorios | Cuando se corrige información financiera o anexos ya presentados. | Motivo de rectificacion, estados corregidos, anexos reemplazados o completados, soporte y acuse nuevo. |
| Estado financiero inicial | Cuando la obligación corresponde a una presentación inicial o constitutiva, según trámite habilitado. | Asiento diario, comprobante de deposito y documentos indicados por el sistema. |
El servicio SCVS para rectificacion permite modificar estados financieros anuales consolidados o documentos anexos ya presentados, y completarlos cuando exista obligación de presentación. Para el estado financiero inicial, la SCVS identifica como anexos el asiento diario y el comprobante de deposito.11
#Marco contable
Las compañías controladas por SCVS preparan su información financiera con base en las NIIF adoptadas localmente, sea NIIF completas o NIIF para PYMES según el tipo de compañía, tamano, actividad, mercado de valores, obligación pública de rendir cuentas y resoluciones vigentes. La Ley de Compañías faculta a la Superintendencia a determinar principios contables obligatorios y reglamentar formularios de balances y estado de perdidas y ganancias para compañías bajo su control.912
| decisión | Revisión operativa |
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| NIIF completas o NIIF para PYMES | Confirmar marco local aplicable antes de preparar formularios y notas. |
| políticas contables | Documentar políticas significativas, consistencia, cambios y estimaciones. |
| medición de activos y pasivos | Revisar deterioro, depreciacion, amortizacion, valor razonable, provisiones y contingencias. |
| Reconocimiento de ingresos | Conciliar contratos, facturacion, devengo, cobros, devoluciones y revelaciones. |
| Impuestos diferidos y corrientes | Coordinar contabilidad financiera con conciliación tributaria sin confundir reportes SCVS y SRI. |
| Partes relacionadas | Identificar saldos, transacciones, administradores, accionistas y revelaciones necesarias. |
| Eventos posteriores | Evaluar hechos ocurridos entre cierre, aprobación y presentación. |
| Restriccion de fuente | No copiar NIIF completas ni NIIF para PYMES dentro del expediente; usar la fuente oficial o licenciada y documentar la aplicación local. |
#Cierre contable antes de emitir estados
| Bloque | Revisión |
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| Bancos | conciliación al cierre, partidas pendientes, cheques, transferencias, inversiones temporales y restricciones de efectivo. |
| Cuentas por cobrar | Antiguedad, incobrables, deterioro, saldos con relacionados, anticipos, retención y conciliación con facturacion. |
| Inventarios | Conteo fisico, costeo, deterioro, obsolescencia, importación, diferencias y conciliación con contabilidad. |
| Activos fijos | Altas, bajas, depreciacion, deterioro, componentes, revaluaciones permitidas y soporte de propiedad. |
| Intangibles | Existencia del activo, vida util, amortizacion, deterioro y documentación de adquisicion o desarrollo. |
| Proveedores | Confirmaciones, corte de compras, facturas pendientes, anticipos y retención. |
| Deuda y obligación | Tabla de amortizacion, intereses, garantías, covenants, clasificación corriente y no corriente. |
| nómina y beneficios | Roles, beneficios sociales, IESS, provisiones, vacaciones, décimos, participación trabajadores e impuestos laborales. |
| Impuestos | IVA, retención, impuesto a la renta, anticipos si aplica, multas, intereses y conciliación tributaria. |
| Patrimonio | Capital, reservas, aportes, resultados acumulados, dividendos, perdidas y actas societarias. |
| Ingresos y gastos | Corte, devengo, clasificación, centros de costo, no deducibles y reclasificaciones. |
| Contingencias | Juicios, garantías, reclamos, contratos onerosos, provisiones y revelaciones. |
El archivo de datos sobre bloques de cierre contable5 agrega el riesgo principal de omitir cada bloque de revisión antes de emitir los estados.
#Notas a los estados financieros
| Nota | Contenido esperado |
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| información general | Nombre, domicilio, actividad, marco regulatorio, fecha de cierre y organo que autoriza la emisión. |
| Bases de preparación | Marco contable, moneda funcional, base de medición, uso de estimaciones y criterios de presentación. |
| políticas contables significativas | Ingresos, inventarios, propiedad planta y equipo, deterioro, arrendamientos, impuestos, beneficios a empleados y provisiones según aplique. |
| Estimaciones y juicios | Criterios relevantes usados por administración que afecten medición o revelacion. |
| Efectivo y equivalentes | Bancos, restricciones, conciliaciones relevantes y saldos significativos. |
| Cuentas por cobrar | Clientes, relacionados, deterioro, plazos y concentraciones. |
| Inventarios | Composicion, costo, deterioro, garantías y saldos relevantes. |
| Propiedad, planta y equipo | Movimiento del período, depreciacion, bajas, deterioro, garantías y activos en curso. |
| obligaciones financieras | Saldos, vencimientos, tasas, garantías, restricciones y clasificación. |
| Proveedores y cuentas por pagar | Composicion, vencimientos, relacionados y obligaciones significativas. |
| Impuestos | Impuesto corriente, diferido si aplica, conciliación y contingencias tributarias. |
| Beneficios a empleados | Beneficios de corto plazo, provisiones, jubilacion patronal y desahucio cuando corresponda. |
| Patrimonio | Capital, reservas, resultados, dividendos, aportes y restricciones. |
| Ingresos | Politica de reconocimiento, lineas de negocio, descuentos y devoluciones relevantes. |
| Gastos | Costos, gastos administrativos, ventas, financieros y partidas no recurrentes. |
| Partes relacionadas | Saldos, transacciones, administradores, accionistas y condiciones. |
| Contingencias y compromisos | Juicios, garantías, contratos, avales y compromisos relevantes. |
| Hechos posteriores | Eventos posteriores al cierre que requieren ajuste o revelacion. |
Las notas no son un anexo decorativo. Si una cuenta significativa aparece en los estados, la nota debe permitir entender su composicion, medición, cambios, riesgos y soporte.
#Anexos societarios vinculados
La SCVS identifica como anexos de estados financieros anuales la nómina de socios o accionistas, nómina de administradores, notas a los estados financieros, informe de gerente, informe de comisario, informe de auditoría externa, RUC, acta de junta general, formulario de actualizacion de datos e informe de auditoría externa de consolidados, según corresponda.11
| Anexo | Quién lo prepara o controla | Revisión |
|---|
| nómina de socios o accionistas | administración societaria | Identidad, participaciones, cambios, cesiones, nacionalidad y datos actualizados. |
| nómina de administradores | Representante legal o secretaria societaria | Nombramientos vigentes, inscripciones, cargos y representantes legales. |
| Notas a los estados financieros | Contabilidad y administración | Coherencia con saldos, políticas y revelaciones. |
| Informe de gerente o administrador | administración | gestión, situación de la compañía, resultados, hechos relevantes y propuesta para junta. |
| Informe de comisario | Comisario cuando aplica | Revisión del balance, cuenta de perdidas y ganancias y controles societarios. |
| Informe de auditoría externa | Auditor externo cuando aplica | Opinion, estados auditados, notas, salvedades, enfasis y anexos. |
| RUC | administración | identificación tributaria actualizada. |
| Acta de junta general | Secretaria, socios o accionistas | aprobación de estados, informes, distribucion de resultados y decisiones. |
| Formulario de actualizacion de datos | Representante legal | Direccion, correo, telefono, actividad, administradores y datos institucionales. |
| Informe de auditoría externa de consolidados | Auditor externo cuando aplica | Coherencia con estados consolidados y notas. |
El archivo de datos sobre anexos societarios vinculados a estados financieros anuales y responsables de4 separa los anexos por responsable y revisión mínima.
#aprobación por junta y administradores
La Ley de Compañías exige que los administradores presenten por lo menos cada año a la junta general una memoria razonada de la situación de la compañía, acompanada del balance, inventario detallado y cuenta de perdidas y ganancias. también exige que el balance, el estado de perdidas y ganancias y sus anexos, la memoria del administrador y el informe de comisarios estén a disposicion de socios o accionistas por lo menos quince días antes de la junta que los conocera.9
| Momento | Control |
|---|
| Antes de convocar | Tener estados cerrados, notas, anexos, informes y saldos conciliados. |
| Antes de la junta | Poner documentos a disposicion de socios o accionistas dentro del plazo legal. |
| Durante la junta | Conocer y aprobar estados, informes, distribucion de resultados y decisiones relacionadas. |
| después de la junta | Firmar acta, cargar anexos, conservar expediente y atender observaciones. |
| si no hay acta adjunta | Revisar si procede la declaración del representante legal habilitada como anexo opcional desde 2021, según comunicacion SCVS.1 |
#presentación en portal SCVS
| Paso | Que hacer | Evidencia |
|---|
| 1. Revisar datos generales | Confirmar datos de compañía, representante, administradores, correo y obligación. | Consulta o actualizacion en portal. |
| 2. Preparar estados | Completar estados financieros según marco y formulario habilitado. | Estados firmados o formularios internos revisados. |
| 3. Preparar anexos | Reunir notas, informe de gerente, acta, nominas, RUC, comisario, auditoría y otros documentos. | Archivos finales y checklist. |
| 4. Ingresar al sistema | Usar portal institucional y modulo correspondiente. | Usuario, sesion y ruta del trámite. |
| 5. Cargar formularios | Ingresar información financiera y documentos exigidos. | Pantallas, archivos cargados o borradores. |
| 6. Validar errores | Corregir rechazos de estructura, saldos, anexos o datos societarios. | Registro de corrección. |
| 7. Enviar | Confirmar presentación. | Acuse, comprobante, estado de recepción o numero de trámite. |
| 8. Revisar cumplimiento | Verificar certificado u obligaciones pendientes. | Certificado de Cumplimiento de obligación o estado institucional. |
| 9. Archivar | Conservar soporte contable, societario y electrónico. | Carpeta de cierre con versión final y acuses. |
La SCVS recomendo verificar y actualizar previamente los datos generales de la compañía para facilitar la presentación de información financiera y societaria del ejercicio 2025.1
El archivo de datos sobre secuencia de presentación en portal SCVS,6 conserva esta secuencia con la evidencia esperada en cada paso.
#Plazos y vigencia
| Regla o fecha | aplicación |
|---|
| Primer cuatrimestre de cada año | Regla general citada por SCVS para remitir copias autorizadas de estados financieros, informe de gestión, acta de junta y nominas, con base en el artículo 20 de la Ley de Compañías.1 |
| 30 de abril de 2026 | Plazo recordado por SCVS para información del ejercicio económico 2025 antes de la prorroga.1 |
| 4 de mayo de 2026 | Plazo prorrogado para presentar estados financieros 2025 por feriado nacional.2 |
| después del vencimiento | La compañía puede constar con incumplimiento hasta regularizar por portal institucional.10 |
| Otros ejercicios | Revisar comunicado, resolución o sistema SCVS del ejercicio respectivo; una prorroga no se presume para otros años. |
El archivo de datos sobre reglas y fechas7 conserva las fechas del ejercicio económico 2025 y la advertencia de no presumir prórrogas para ejercicios posteriores.
#Rectificacion y regularización
| Situación | Como actuar |
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| Error en estados presentados | Preparar estados corregidos, documentar causa, aprobación o soporte necesario y tramitar rectificacion. |
| Anexo incompleto | Completar o reemplazar el documento por el trámite de rectificacion o regularización habilitado. |
| Observacion del sistema | Revisar si se debe a datos generales, inconsistencias financieras, anexos, firmas o requisitos societarios. |
| Certificado incumplido | Confirmar obligación pendiente, cargar o corregir información y verificar nueva situación. |
| Estados consolidados rectificatorios | Revisar matriz de consolidación, anexos, auditoría y notas antes de reemplazar. |
| Cambios posteriores a junta | Evaluar si requieren nueva aprobación, revelacion, rectificacion o solo archivo interno. |
#Responsables del expediente
| Responsable | Rol |
|---|
| Representante legal | Responde por presentación institucional, datos generales, carga y cumplimiento societario. |
| Administradores | Preparan memoria, someten información a junta y responden por gestión y documentación. |
| Contador | Prepara registros, conciliación, estados, notas y soporte contable. |
| Comisario | Revisa e informa cuando la compañía está sujeta a esa figura. |
| Auditor externo | Emite informe cuando la compañía está obligada a auditoría externa o lo requiere voluntariamente. |
| Junta general | Conoce y aprueba estados, informes y decisiones sobre resultados cuando corresponde. |
| Socios o accionistas | Revisan información disponible, adoptan decisiones y conservan derechos societarios. |
#Archivo mínimo
| Carpeta o bloque | Contenido |
|---|
| Estados finales | Estado de situación, resultado integral, cambios en patrimonio, flujos, notas y comparativos. |
| Cierre contable | Balance de comprobacion, mayores, auxiliares, conciliación, inventarios y papeles de trabajo. |
| Impuestos y nómina | conciliación tributaria, declaración, retención, roles, IESS y beneficios sociales. |
| Activos y pasivos | Soportes de activos, deuda, proveedores, cartera, deterioros, depreciaciones y provisiones. |
| Societario | Convocatoria, acta, informe de administración, comisario, nominas y decisiones sobre resultados. |
| auditoría | Contrato, informe, estados auditados, carta de gerencia y respuestas cuando aplica. |
| Portal SCVS | Formularios, anexos cargados, acuses, observaciones, rectificaciones y certificado. |
| versión | Control de borradores, versión aprobada, versión enviada y versión rectificada si existe. |
El archivo de datos sobre carpetas mínimas de conservación del expediente financiero, societario, tributario y8 organiza este archivo mínimo por carpeta o bloque para conservar evidencia contable, societaria y electrónica.
#Errores frecuentes
| Error | Riesgo |
|---|
| Tratar los estados como una sola tabla | El expediente incluye estados, notas, anexos, informes, aprobación y acuses. |
| Preparar notas genericas | Las notas no explican saldos ni políticas reales y pueden afectar auditoría o revisión. |
| Cargar datos sin cerrar conciliación | Saldos enviados no cuadran con auxiliares, bancos, impuestos o inventarios. |
| Confundir reporte SCVS con declaración SRI | La presentación societaria no reemplaza obligaciones tributarias. |
| No revisar marco NIIF local | Formularios, notas y comparativos pueden quedar bajo marco incorrecto. |
| Omitir acta, declaración o informe | El anexo faltante puede dejar la obligación incompleta. |
| Ignorar estados consolidados | Una matriz puede requerir información adicional, eliminaciones y auditoría. |
| No conservar acuses | Dificulta probar cumplimiento o regularización. |
| Presentar fuera de plazo sin regularizar | La compañía puede aparecer con obligaciones pendientes y exponerse a sanciones. |
| Copiar textos NIIF sin licencia | Las normas IFRS tienen derechos de autor; la página debe explicar aplicación local sin reproducir estandares completos. |
#Checklist final
| Paso | Evidencia |
|---|
| 1. Confirmar obligación | compañía controlada, ejercicio, estado, sector y obligaciones visibles en SCVS. |
| 2. Confirmar marco contable | NIIF completas, NIIF para PYMES u obligación sectorial aplicable. |
| 3. Cerrar contabilidad | conciliación, auxiliares, impuestos, nómina, inventarios y provisiones. |
| 4. Preparar estados | Estados completos, comparativos, notas y firmas. |
| 5. Revisar anexos | Nominas, informe de gerente, comisario, auditor, RUC, acta o declaración y actualizacion de datos. |
| 6. Aprobar internamente | Junta, acta, resolución y disponibilidad previa de documentos. |
| 7. Cargar en portal | Formularios y anexos según sistema habilitado. |
| 8. Resolver observaciones | corrección, documentos completados o rectificaciones. |
| 9. Confirmar recepción | Acuse, estado de trámite y certificado de cumplimiento. |
| 10. Archivar expediente | versión final, soporte, acuses y control de cambios. |