Ecuapass - Ecuapedia

Ecuapass es el sistema informático del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador usado por operadores de comercio exterior y usuarios relacionados para transmitir, consultar, corregir, pagar y dar seguimiento a operaciones aduaneras. El portal institucional de SENAE enlaza Ecuapass, arancel, biblioteca aduanera, Ventanilla Única Ecuatoriana y servicios de comercio exterior.¹

Para contabilidad, Ecuapass es la fuente operativa de declaración, liquidaciones, obligaciones pendientes, aforos, documentos, pagos y estados de importación o exportación. No reemplaza el expediente contable: debe conciliarse con factura, documento de transporte, DAI/DAE, liquidación, banco, inventario, proveedor y agente de aduana.

#Alcance

Incluye	No incluye
Acceso, usuario, roles OCE, declaración, documentos, aforo, liquidaciones y pagos.	Manual completo de cada pantalla de Ecuapass.
DAI, DAE, declaración simplificada, corrección, sustitución, rechazo y notificación.	Clasificación arancelaria personalizada.
Controles contables y de soporte documental.	Trámite completo de cada régimen especial.
Errores frecuentes, obligaciones pendientes y conciliación.	Dictamen aduanero, legal o tributario de un caso concreto.
Relación con pago garantizado y servicios SENAE.	Desarrollo técnico de integraciones o web services.

#Accesos principales

Acceso	Uso
Portal SENAE	Entrada institucional a Ecuapass, arancel, biblioteca aduanera y servicios.¹
Portal externo Ecuapass	Ingreso transaccional para operaciones aduaneras.²
Portal de servicios SENAE	Consulta con usuario y clave de Ecuapass de declaraciones aduaneras, obligaciones pendientes y liquidaciones por fecha.³
Biblioteca aduanera	Consulta de manuales, instructivos, resolución y procesos.
Gaceta boletín	Avisos de cambios, disponibilidad, mantenimientos, mejoras, rechazo automático o implementación de reglas.
Ventanilla Única Ecuatoriana	Permisos y documentos de control previo o entidades vinculadas cuando corresponda.

#Usuarios y roles

Actor	Uso dentro de Ecuapass
Importador	Declara o gestiona importación directamente o mediante agente, consulta obligación y soportes.
Exportador	Declara exportación, documentos, autorización y regularizaciones.
Agente de aduana	Transmite declaración y gestiona trámites en representación del OCE.
Transportista	Registra o relaciona documentos de transporte y eventos logísticos.
Depósito temporal o aduanero	Registra ingresos, salidas, autorización, inventarios o régimen aplicable.
Courier o postal	Opera procesos simplificados, manifiestos o categorías especiales.
Representante de comercio exterior	Usuario habilitado para actuar por el operador.
Auxiliar de OCE	Usuario operativo vinculado a agente, courier, consolidadora u otro operador.
Servidor aduanero	Revisa, afora, observa, aprueba, rechaza o registra actuaciones internas.

SENAE pública boletines cuando implementa o actualiza funcionalidades de registro, modificación de usuario y gestión de códigos de operador en el portal externo Ecuapass.⁴

#Matriz de responsabilidad

Responsabilidad	Quién debe controlarla	Evidencia
Usuario habilitado	OCE, representante o agente autorizado.	Registro, usuario, rol y vigencia de credenciales.
Declaración transmitida	Declarante o agente de aduana.	Número de DAI, DAE o declaración simplificada.
Documentos asociados	OCE y responsable documental.	Factura, transporte, permisos, certificado, seguro y anexos.
Observaciones	Responsable operativo del trámite.	Inbox, notificación, respuesta y fecha de atención.
Liquidación	Contabilidad y agente/OCE.	Liquidación, tributos, tasas, recargos y total.
Pago o garantía	Tesorería y contabilidad.	Comprobante, garantía, facilidad o pago garantizado.
Levante o salida	operaciones/logística.	Estado autorizado y soporte de retiro o embarque.
Registro contable	Contabilidad.	Asiento, auxiliar, costo, IVA, inventario y banco.

Control de acceso	Riesgo si falla
Usuario personal y rol correcto	Pérdida de trazabilidad o actuación por usuario no autorizado.
Clave y firma vigentes	Bloqueo de transmisión, consulta o corrección.
Representante actualizado	Rechazo de trámites o imposibilidad de actuar por el OCE.
Auxiliares vinculados al operador correcto	declaración o consultas en cuenta equivocada.

#declaración y trámites

Trámite	Uso
DAI	Declaración Aduanera de Importación.
DAE	Declaración Aduanera de Exportación.
Declaración simplificada de importación	Trámite simplificado para operaciones que califiquen.
Declaración simplificada de exportación	Trámite simplificado de exportación; los instructivos muestran secciones de importación, exportación y registro de inventario en Ecuapass.⁵
Sustitutivo o corrección	Ajusta o corrige datos de declaración conforme procedimiento.
Rechazo	Estado o actuación por incumplimiento de condiciones o plazos.
Notificación	Comunicación electrónica de observaciones, decisiones o estados.
Solicitud de autorización	Se usa para regímenes o trámites que requieren autorización previa.
Registro de inventario	Control de mercancías en regímenes o depósitos cuando aplica.

#Estados que contabilidad debe seguir

Estado o evento	Qué significa para el cierre
Transmitida	Existe declaración enviada; aún puede requerir validación, aforo, pago o corrección.
Observada	Hay requerimiento pendiente; no debe tratarse como trámite cerrado.
Aforo asignado	La operación entra a revisión automática, documental, física o no intrusiva según canal.
Liquidación generada	Existen valores por pagar, garantizar, compensar o revisar.
Pago registrado	Banco y obligación deben conciliarse.
Levante autorizado	Importación puede avanzar a retiro o disposición, sin olvidar costos y archivo.
Salida autorizada	Exportación puede embarcar, sujeta a documentos y regularización.
Corrección solicitada	Hay versión en revisión; debe mantenerse trazabilidad de cambios.
Liquidación complementaria	Debe registrarse pasivo, pago y ajuste contable.
Regularizada	Exportación cuenta con cierre documental final.

#Documentos frecuentes

Documento	Función
Factura comercial	Sustenta valor, proveedor, comprador y descripción.
Documento de transporte	Relaciona carga, consignatario, ruta y llegada/salida.
Póliza de seguro	Sustenta valor asegurado cuando integra valor en aduana.
Lista de empaque	Detalla bultos, peso, cantidades y descripción logística.
Certificado de origen	Sustenta preferencia arancelaria o origen.
Permiso o documento de control previo	Habilita importación/exportación de mercancías reguladas.
Garantía	Respalda regímenes, facilidades, pago garantizado u obligación.
Liquidación	Detalla tributos, tasas, recargos y valores a pagar.
Comprobante de pago	Evidencia cancelación de obligación aduanera.
Levante o autorización de salida	Habilita disposición o salida de mercancía.

#Flujo de importación

Momento	Control
Registro de usuario/OCE	Confirmar usuario habilitado, rol y representante.
Documentos previos	Factura, transporte, seguro, permisos y certificados.
Transmisión DAI	Régimen, subpartida, valor, documentos, tributos y declarante.
Validación	Ecuapass válida datos, documentos, pagos y reglas de régimen.
Aforo	Automático, documental o físico según canal o criterio.
Observaciones	Revisar inbox, notificaciones y plazos para subsanar.
Liquidación	Conciliar tributos, tasas y valores.
Pago	Cancelar, usar pago garantizado o facilidad según calificación.
Levante	Evidencia de autorización para disponer de mercancía.
Contabilidad	Registrar inventario, costos, IVA, tributos y pagos.

#Flujo de exportación

Momento	Control
Registro de usuario/OCE	Confirmar exportador, representante, agente o usuario autorizado.
Documentos previos	Factura, permisos, certificado de origen cuando aplique y datos de mercancía.
Transmisión DAE	Declarar exportador, consignatario, destino, cantidades, peso, ítems y documentos.
Ingreso de mercancía	Cruzar depósito, zona primaria, inventario y documentos de transporte.
Aforo	Atender canal, observaciones o inspección si corresponde.
Salida autorizada	Confirmar autorización antes de embarque o salida.
Asociación de transporte	Relacionar documentos definitivos de transporte.
Regularización	Cerrar dentro del plazo aplicable y conservar versión final.
Contabilidad	Conciliar venta, costo, inventario, banco, diferencia de cambio y soporte aduanero.

#Corrección, sustitución y rechazo

El manual SENAE para corrección, sustitución y rechazo de DAI describe un flujo donde el OCE transmite solicitud de corrección en Ecuapass, el sistema comunica al OCE, se revisan corrección en inbox, se aprueba o rechaza la solicitud y, si los cambios incrementan valores a favor de SENAE, se paga liquidación complementaria antes de registrar salida de mercancía.⁶

Caso	Control contable
Corrección sin cambio de tributos	Conservar soporte y versión corregida.
Corrección con mayor tributo	Registrar liquidación complementaria y pago.
Corrección con menor tributo	Revisar devolución, nota de crédito o ajuste.
Rechazo	No registrar como nacionalizada o exportada hasta resolver.
Observación en inbox	Documentar fecha, responsable y respuesta.
Sustitución	Mantener trazabilidad entre declaración original y sustitutiva.

#Liquidaciones, pagos y obligaciones pendientes

Elemento	Control
Liquidación por fecha	Consultar en portal de servicios con usuario y clave de Ecuapass.
obligaciones pendientes	Revisar antes de cierre mensual, levante, garantía o pago diferido.
Pago ordinario	Conciliar liquidación con banco.
Pago garantizado	OCE calificado puede obtener levante tras cierre de aforo y pagar el último día hábil del mes calendario siguiente.⁷
Liquidación complementaria	Registrar si corrección o control posterior incrementa valores.
Garantía	Controlar vigencia, monto, consumo y liberación.

#Consultas de cierre

Consulta	Para qué sirve
declaración por fecha	Identificar DAI/DAE transmitidas y estados abiertos.
obligaciones pendientes	Detectar tributos, liquidaciones, garantías o saldos sin pagar.
Liquidaciones	Cruzar valores con contabilidad y bancos.
Inbox/notificaciones	Revisar observaciones, rechazos, corrección y plazos.
Garantías	Verificar monto, vigencia, consumo y liberación.
Pago garantizado	Controlar obligación que vencen después del levante.
declaraciones corregidas	Mantener trazabilidad de versión original y cambios.

Alerta	Acción contable
Obligaciones pendiente al cierre	Registrar pasivo y responsable de pago.
Liquidación complementaria	Ajustar costo, crédito tributario o gasto según rubro.
DAI con levante pero sin costo final	Mantener importación en curso hasta completar costos necesarios.
DAE sin regularización	No cerrar expediente de exportación como definitivo.

#Regímenes especiales

Régimen o caso	Control en Ecuapass
Depósito aduanero	El manual SENAE indica régimen código 70; requiere autorización, garantía, DAI-70 y pago de tasas por servicios aduaneros, aunque haya suspensión de tributos.⁸
Menaje de casa y equipo de trabajo	SENAE comunica habilitaciones en Ecuapass para transmisión bajo régimen de excepción cuando aplica.
Pago garantizado	Requiere calificación del OCE y garantía general.
Facilidades de pago	Se gestiona bajo procedimiento y requisitos de SENAE.
Exportación simplificada	Instructivos muestran acceso y selección de declaración de exportación/simplificada.

#Soporte contable

Cuenta o control	Evidencia de Ecuapass
Inventario en tránsito	DAI, documentos, liquidación y costos asociados.
IVA crédito tributario	Liquidación de IVA importación y derecho a crédito.
Tributos por pagar	Liquidación aduanera antes de pago.
obligaciones pendientes	Consulta de portal de servicios.
Bancos	Comprobante de pago o débito.
Costo de importación	Tributos no recuperables, flete, seguro, agente, bodega y costos necesarios.
Garantías	Registro, vigencia y consumo.
Diferencias	corrección, sustitutivas, liquidaciones complementarias o notas de crédito.

#Archivo por declaración

Bloque	Documentos mínimos
Identificación	Número de declaración, régimen, fecha, OCE, agente y usuario responsable.
Comercial	Factura, contrato u orden, cliente/proveedor, moneda y término comercial.
Logístico	Documento de transporte, peso, bultos, depósito, embarque o retiro.
Control previo	Permisos, certificados, VUE o autorizaciones aplicables.
Aduanero	DAI/DAE, liquidación, aforo, observaciones, levante, salida o regularización.
Tributario	IVA, ICE, aranceles, tasas, FODINFA, pagos, notas o garantías.
Contable	Asientos, auxiliares, inventario, costo, crédito tributario, banco y conciliación.
Comunicación	Inbox, notificaciones, respuestas, corrección y aprobación.

#Checklist de cierre

Paso	Revisión
1	Confirmar que usuario/OCE esté habilitado.
2	Verificar declaración, régimen y estado.
3	Descargar o conservar DAI/DAE, liquidación y documentos asociados.
4	Revisar inbox/notificaciones por observaciones.
5	Confirmar aforo, levante o autorización de salida.
6	Conciliar liquidación con pago, garantía o pago garantizado.
7	Revisar obligaciones pendientes por fecha.
8	Registrar tributos, IVA, costos y gastos en contabilidad.
9	Archivar soportes con número de declaración y proveedor/cliente.
10	Revisar boletines SENAE si hubo intermitencias o cambios de sistema.

#Errores frecuentes

Error	Riesgo
Registrar importación sin DAI cerrada	Inventario y tributos quedan sin soporte suficiente.
No revisar inbox	Se vencen plazos para subsanar observaciones.
Confundir levante con pago definitivo en pago garantizado	Queda obligación futura sin registrar.
No asociar documentos	Rechazo, observación o imposibilidad de aforo.
No conservar liquidación complementaria	Diferencias de tributos no explicadas.
Usar usuario de otro OCE	Pérdida de trazabilidad y riesgo de acceso indebido.
No revisar boletines de disponibilidad	Se atribuyen atrasos a sistema sin evidencia.
No conciliar obligaciones pendientes	Quedan pagos, garantías o tributos abiertos.
No separar costos recuperables y no recuperables	Inventario, IVA y gasto quedan mal registrados.
Usar manual impreso antiguo	SENAE advierte verificar vigencia contra documento publicado en web.

#Referencias

Servicio Nacional de Aduana del Ecuador. "Portal institucional". aduana.gob.ec
Servicio Nacional de Aduana del Ecuador. "Portal externo Ecuapass". ecuapass.aduana.gob.ec
Servicio Nacional de Aduana del Ecuador. "Portal de Servicios: declaración, obligaciones pendientes y liquidaciones". servicios.aduana.gob.ec
Servicio Nacional de Aduana del Ecuador. "Publicación y entrada en vigencia de la Resolución Nro. SENAE-SENAE-2024-0053-RE". aduana.gob.ec
Servicio Nacional de Aduana del Ecuador. "Instructivo de sistemas para el registro de la declaración simplificada de exportación". aduana.gob.ec
Servicio Nacional de Aduana del Ecuador. "Manual específico para la corrección, sustitución y rechazo de declaración aduanera de importación". aduana.gob.ec
Servicio Nacional de Aduana del Ecuador. "Pago Garantizado". aduana.gob.ec
Servicio Nacional de Aduana del Ecuador. "Manual específico para el régimen de importación de depósitos aduaneros". aduana.gob.ec