Los comprobantes de venta, notas de crédito, notas de débito y liquidaciones de compra son la base documental de ingresos, costos, gastos, IVA, retenciones y anexos. La facturación electrónica trata el canal de emisión; esta página trata la función contable y tributaria de cada documento.12

No reemplaza la ficha técnica electrónica, el Reglamento de Comprobantes, la revisión de un caso de anulación ni el tratamiento completo de IVA o retenciones.

#Alcance

IncluyeNo incluye
Uso contable de facturas, notas de crédito, notas de débito y liquidaciones de compra.Programación de XML o integración tecnológica.
Relación con IVA, retenciones, ATS, renta y archivo.Dictamen sobre una anulación específica.
Controles de soporte, autorización, fecha, base, tarifa y receptor.Tratamiento completo de facturación electrónica.
Errores frecuentes de conciliación.Defensa sancionatoria o reclamos.

#Mapa de documentos

DocumentoUso principalControl contable
FacturaSustenta venta de bienes o prestación de servicios.Ingreso, cuenta por cobrar, IVA generado y soporte del comprador.
Nota de créditoDisminuye, corrige, devuelve o anula valores de una operación previa.Reversa ingresos, cartera, IVA y crédito tributario.
Nota de débitoAumenta valores por intereses, recargos, costos o ajustes.Incrementa cuenta por cobrar o pagar y base imponible cuando aplica.
Liquidación de compraSustenta adquisiciones a sujetos que no emiten factura en casos permitidos.Compra, gasto, retención, IVA y soporte de pago.
Guía de remisiónSustenta traslado de bienes cuando corresponde.Control de inventario y transporte.
Comprobante de retenciónDocumenta retenciones practicadas.Pasivo tributario del agente y crédito del retenido.

#Datos críticos

DatoRevisión
RUC del emisor y receptorDebe coincidir con contribuyentes reales.
Fecha de emisiónDefine período contable y tributario.
Establecimiento y secuencialPermite trazabilidad y evita duplicidad.
AutorizaciónPrueba validez ante SRI.
DetalleDebe describir operación real.
Base imponibleDebe separar tarifa 0%, tarifa distinta de cero, no objeto o exento.
IVADebe aplicar tarifa vigente y tratamiento correcto.
RetenciónDebe emitirse cuando el receptor actúa como agente.

#Notas de crédito

La nota de crédito no debe usarse como simple ajuste contable sin operación original. Debe vincularse a una factura o documento previo, identificar motivo, fecha, base, impuesto y efecto en cartera.

CasoControl
Devolución de bienesEvidencia de devolución, ingreso a inventario y ajuste de IVA.
Descuento posteriorSoporte comercial y efecto en base imponible.
Anulación por errorVerificar reglas de anulación y aceptación cuando aplique.
Cambio de tarifaRevisar tarifa del documento original y período.
Ajuste de crédito tributarioCorregir compra, IVA y declaración del receptor.

#Liquidaciones de compra

La liquidación de compra se usa en casos permitidos cuando el proveedor no emite factura. No debe convertirse en mecanismo general para documentar adquisiciones ordinarias.

RevisiónMotivo
Sujeto proveedorConfirmar que corresponde emitir liquidación.
Bien o servicioDebe estar dentro de casos permitidos.
RetencionesRevisar renta e IVA cuando procedan.
PagoDebe estar soportado y bancarizado si aplica.
AnexoDebe reportarse correctamente en ATS u otro anexo.
ArchivoConservar liquidación, soporte y evidencia de pago.

#Conciliación mensual

CruceObjetivo
Ventas contables contra facturaciónDetectar documentos omitidos o duplicados.
Notas contra facturas originalesProbar ajuste y período correcto.
Compras contra comprobantes autorizadosSustentar costo, gasto o activo.
Liquidaciones contra pagosEvitar gastos sin respaldo suficiente.
Retenciones contra formulariosCuadrar comprobantes, pasivos y créditos.
ATS contra IVA y rentaEvitar diferencias por tercero o comprobante.

#Errores frecuentes

ErrorRiesgo
Guardar solo RIDE o imagenSe pierde soporte del comprobante autorizado.
Emitir nota sin vincular factura originalAjuste débil ante revisión.
Usar liquidación cuando el proveedor sí facturaGasto observado o anexo incorrecto.
Registrar compras sin autorización válidaCrédito tributario y deducibilidad en riesgo.
No conciliar notas por tarifa y períodoIVA mal declarado.
No archivar aceptación de anulaciónDocumento puede seguir surtiendo efectos.

#Referencias

  1. Servicio de Rentas Internas. "Comprobantes de venta". sri.gob.ec
  2. Servicio de Rentas Internas. "Comprobantes electrónicos". sri.gob.ec