Los comprobantes de retención acreditan la retención de impuestos efectuada por personas o empresas que actúan como agentes de retención. El Reglamento de Comprobantes los define como los documentos que acreditan retenciones realizadas en cumplimiento de la Ley de régimen Tributario Interno, su reglamento y las resolución del SRI. En Ecuador pueden emitirse en modalidad física o electrónica, aunque el esquema electrónico es el modo ordinario para la mayoría de contribuyentes obligados a comprobantes electrónicos.123
El comprobante de retención no crea por sí solo la obligación de retener: documenta una retención que nace por la normativa de Impuesto a la Renta, IVA u otros tributos. Por eso se revisa en tres capas: si el pagador debía actuar como agente, si la operación estaba sujeta a retención y si el comprobante fue emitido con datos, plazo y autorización correctos.41
#Archivos completos
| Archivo público | Contenido | Filas |
|---|---|---|
| Secuencia operativa para emitir, autorizar, entregar, declarar y conciliar comprobantes de retención5 | Secuencia operativa para emitir, autorizar, entregar, declarar y conciliar comprobantes de retención. | 10 |
| Campos de revisión del comprobante6 | Campos de revisión del comprobante: emisor, retenido, comprobante origen, impuesto, base, porcentaje, XML, autorización y RIDE. | 14 |
| Reglas de anulación electrónica, conservación física, baja de documentos y autorización suspendida7 | Reglas de anulación electrónica, conservación física, baja de documentos y autorización suspendida. | 9 |
| Cruces entre comprobante de venta, cuenta por pagar, banco, declaración, IVA, renta, anexos, anulaciones y archivo8 | Cruces entre comprobante de venta, cuenta por pagar, banco, declaración, IVA, renta, anexos, anulaciones y archivo. | 10 |
Los archivos contienen la fuente pública en cada fila. La página explica cómo usar esas matrices sin convertir el comprobante en un catálogo de porcentajes de renta o IVA.
#Alcance
| Incluye | No incluye |
|---|---|
| Qué es un comprobante de retención y para que sirve. | catálogo completo de porcentajes de retención de Impuesto a la Renta o IVA. |
| Obligados a emitirlo, emisión física y electrónica, autorización, RIDE y validación. | Implementacion técnica completa de XML, firma o integracion API. |
| Campos mínimos de revisión, plazo, anulación electrónica, archivo y conciliación. | auditoría personalizada de una compra o pago específico. |
| Uso en declaración de retención, IVA, renta y anexos. | Defensa en procesos sancionatorios o impugnaciones. |
| Cambios 2026 solo cuando afectan comprobantes y agentes. | Reproducción integral de resolución de porcentajes. |
#Quién emite comprobantes de retención
Emite comprobantes de retención quien actua como agente de retención y practica una retención sobre una operación. El SRI identifica agentes de retención de Impuesto a la Renta e IVA entre contribuyentes especiales, contribuyentes designados por la administración Tributaria y contribuyentes que deben retener en casos específicos aunque no tengan calificacion general.4
| Emisor | Cuando retiene |
|---|---|
| Contribuyente especial | Actua como agente de retención por disposicion normativa, sin necesidad de estar en listados de designacion general. |
| Agente de retención designado por el SRI | Debe retener en sus adquisiciones y operaciones según la normativa aplicable. |
| Contribuyente no designado ni especial | Retiene solo en operaciones previstas por el Reglamento para la aplicación de la LRTI y resoluciones aplicables. |
| Entidades emisoras de tarjetas o intermediarios de pago | Retienen IVA en pagos a proveedores o servicios digitales importados cuando la normativa lo ordena. |
| Persona natural agente de retención | Retiene por adquisiciones de bienes y servicios relacionados con su actividad generadora de renta cuando corresponda. |
La calidad de agente de retención y el numero de resolución de designacion deben constar en comprobantes de venta, retención y documentos complementarios, para todas las modalidades de emisión. El SRI indica que los contribuyentes pueden verificar la calidad de agente o contribuyente especial en el certificado del RUC y catastros institucionales.4
#Secuencia de emisión
El archivo de datos sobre secuencia operativa para emitir, autorizar, entregar, declarar y conciliar comprobantes5 ordena el trabajo desde la calidad del emisor hasta la conciliación. Esta secuencia evita emitir comprobantes por costumbre sin comprobar primero si la retención era obligatoria.
| Orden | Etapa | Control | Resultado esperado |
|---|---|---|---|
| 1 | Verificar calidad del emisor | Confirmar si el pagador es contribuyente especial, agente designado o sujeto obligado por caso específico. | La retención se emite solo cuando existe obligación. |
| 2 | Identificar operación | Relacionar pago o crédito en cuenta con factura, liquidación de compra, contrato u otro soporte. | La retención queda vinculada a una operación real. |
| 3 | Determinar impuesto | Separar Impuesto a la Renta, IVA u otro tributo retenido. | El comprobante no mezcla bases ni impuestos. |
| 4 | Calcular base | Usar base de ingreso o base específica para renta, e IVA causado para IVA. | El valor retenido sale de la base correcta. |
| 5 | Aplicar porcentaje | Usar resolución vigente, matriz de IVA, calidad de las partes y tipo de operación. | El porcentaje coincide con la norma aplicable. |
| 6 | Emitir dentro de plazo | Extender el comprobante dentro del plazo reglamentario. | El sujeto retenido recibe soporte oportuno. |
| 7 | Autorizar electronicamente | Generar, firmar y transmitir el comprobante electrónico al SRI cuando aplica. | El XML autorizado es el soporte tributario principal. |
| 8 | Entregar o poner a disposicion | Entregar RIDE o acceso al comprobante electrónico autorizado. | El retenido puede validar y usar el documento. |
| 9 | Registrar contablemente | Registrar retención efectuada como pasivo del agente y pago neto al proveedor. | Contabilidad separa deuda frente al SRI y saldo del proveedor. |
| 10 | Declarar y conciliar | Cruzar comprobante, declaración, anexo, banco y auxiliar. | El valor retenido se declara, paga y reporta sin diferencias. |
#emisión electrónica y física
La facturacion electrónica es otra forma de emisión de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios. Un comprobante electrónico cumple requisitos legales y reglamentarios, y garantiza autenticidad de origen e integridad de su contenido mediante firma electrónica del emisor.3
| Modalidad | Control principal |
|---|---|
| electrónica | Generacion, firma, envío al SRI, autorización, archivo electrónico y representacion impresa cuando se necesite. |
| física autorizada | Uso de documentos autorizados por el SRI cuando el contribuyente puede emitir fisicamente o en contingencia permitida. |
| Facturador SRI | aplicación web gratuita del SRI para emitir y enviar comprobantes electrónicos, disponible para personas naturales y sociedades con excepción como grandes contribuyentes.9 |
| Herramienta de comprobantes electrónicos | Facturador gratuito para generar, firmar, enviar a autorización y visualizar RIDE.10 |
| RIDE | Representacion impresa de documento electrónico; ayuda a visualizar el comprobante, pero el soporte tributario es el comprobante electrónico autorizado. |
| Ambiente de pruebas | Sirve para ajustar sistemas; los comprobantes emitidos en ese ambiente no tienen validez tributaria.3 |
| Ambiente de produccion | Los comprobantes electrónicos autorizados en produccion tienen validez tributaria.3 |
| XSD y XML de retención | El SRI pública esquemas del tipo de documento comprobante de retención, versión 1.0.0 y 2.0.0, dentro de la información técnica de facturacion electrónica.3 |
Los sujetos pasivos calificados como nuevos agentes de retención, incluidos nuevos contribuyentes especiales, deben emitir comprobantes de retención electrónicos en versión ATS según la página de obligados a comprobantes electrónicos.11
El ambiente de pruebas no reemplaza produccion. Un comprobante probado sirve para ajustar sistemas; el soporte tributario nace cuando el comprobante electrónico se transmite, firma y autoriza en produccion. Si el contribuyente usa herramienta gratuita o Facturador SRI, el control sigue siendo el mismo: XML autorizado, RIDE si se requiere visualizarlo, y archivo electrónico conservado.
#Momento y plazo de emisión
La retención debe efectuarse al momento que establece la normativa tributaria aplicable al impuesto retenido. El Reglamento para la aplicación de la LRTI indica que la retención en la fuente debe realizarse al momento del pago o crédito en cuenta, lo que ocurra primero, y que los agentes deben extender comprobante de retención dentro del plazo máximo de cinco días.12
| Momento | Revisión |
|---|---|
| Pago | Si el desembolso ocurre antes del registro contable, puede activar la retención. |
| crédito en cuenta | Si se reconoce la obligación contable antes del pago, puede activar la retención. |
| emisión del comprobante | Debe emitirse dentro del plazo máximo reglamentario, con datos de la operación que origina la retención. |
| declaración mensual de retención | Debe cuadrar con comprobantes emitidos y retención por pagar. |
| excepción temporal 2026 | El SRI informo que los comprobantes de retención de la primera quincena de marzo de 2026 pudieron emitirse hasta el 31 de marzo de 2026 por adecuacion de sistemas a nuevos porcentajes.13 |
#Datos que debe revisar el comprobante
El Reglamento de Comprobantes de Venta, retención y Documentos Complementarios establece requisitos y referencias que permiten identificar al emisor, al sujeto retenido, la operación que origina la retención y el impuesto retenido.1
| Dato | Por que importa |
|---|---|
| identificación del agente de retención | Permite verificar RUC, razon social, establecimiento, punto de emisión, secuencial y autorización. |
| identificación del sujeto retenido | Atribuye la retención al beneficiario del ingreso o proveedor. |
| Fecha de emisión | Controla plazo, período tributario y conciliación mensual. |
| Comprobante de venta que origina la retención | Vincula la retención con factura, liquidación de compra u otro comprobante. |
| Ejercicio fiscal o período | Ubica el impuesto retenido en declaración y anexos. |
| Base imponible de retención | Monto sobre el cual se calcula el porcentaje. |
| código o concepto de retención | Permite clasificar Impuesto a la Renta, IVA u otro tributo. |
| Porcentaje aplicado | Debe coincidir con resolución vigente, tipo de contribuyente y operación. |
| Valor retenido | Valor que se declara y paga al SRI, y que el retenido puede usar como crédito cuando corresponda. |
| Clave de acceso y autorización electrónica | Permite verificar validez del comprobante electrónico. |
| Firma electrónica | Sostiene autenticidad de origen e integridad de contenido. |
| Estado autorizado | Distingue soporte válido de borrador, prueba o documento no autorizado. |
| RIDE | Representacion impresa; no reemplaza el XML autorizado. |
| Anexo de detalle | Permite documentar varios comprobantes origen cuando forman parte de una misma retención. |
Si una retención se origina en varios comprobantes de venta, el detalle de información puede constar en el comprobante o en un anexo que forme parte de el, conforme el reglamento.1
El archivo de datos sobre campos de revisión del comprobante: emisor, retenido, comprobante origen, impuesto,6 separa estos campos con su uso contable. La revisión mínima no termina en ver que exista un PDF: debe comprobarse el impuesto retenido, la base, el porcentaje, el comprobante origen y el estado autorizado del documento.
#Uso en declaración y conciliación
| Usuario del comprobante | Uso principal |
|---|---|
| Agente de retención | Sustenta retenciones efectuadas, declaración mensual, pago al SRI, anexos y conciliación de proveedores. |
| Sujeto retenido | Sustenta retenciones recibidas como crédito tributario o valor a compensar en su declaración, según impuesto. |
| Contabilidad | Cruza comprobante de venta, cuenta por pagar, pago, retención, declaración y saldo. |
| IVA | Puede sustentar retención de IVA recibidas o efectuadas, y debe cuadrar con declaración mensual de IVA. |
| Impuesto a la Renta | Sustenta retención en la fuente de renta, pagos a terceros y crédito del retenido. |
| ATS u otros anexos | Debe coincidir con información reportada por terceros y compras/ventas. |
Una buena conciliación separa retenciones efectuadas y recibidas. Las efectuadas son deuda del agente con el SRI hasta su declaración y pago; las recibidas pueden ser crédito del contribuyente retenido, siempre que estén autorizadas, correspondan a la operación real y no hayan sido anuladas o duplicadas.
| Cruce | Revisión |
|---|---|
| Comprobante de venta | El comprobante origen existe, está autorizado y corresponde al proveedor retenido. |
| Cuenta por pagar | El bruto, retención y neto coinciden con auxiliar de proveedor. |
| Banco | El egreso bancario corresponde al valor neto pagado al proveedor. |
| Pasivo de retención | Las retenciones efectuadas quedan como deuda frente al SRI hasta declaración y pago. |
| declaración mensual | Valores por impuesto y período coinciden con comprobantes autorizados. |
| Formulario IVA | retención de IVA efectuadas y recibidas estan separadas por rol. |
| Impuesto a la Renta | retención de renta efectuadas y recibidas se controlan por sujeto y período. |
| ATS u otros anexos | Proveedor, comprobante, base, impuesto y valor retenido coinciden con anexos. |
| Anulaciones | Comprobantes anulados o con solicitud sin efecto mantienen tratamiento correcto. |
| Archivo | XML, RIDE, autorización, anulación y soportes se conservan juntos. |
#anulación, baja, archivo y validez
El Reglamento de Comprobantes indica que comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retención emitidos con errores y anulados deben conservarse por siete años en los archivos del contribuyente, en original junto con todas sus copias y orden cronológico. también establece que los comprobantes emitidos mientras dure suspensión de autorización no sustentan crédito tributario, costos ni gastos.1
| Situación | Tratamiento |
|---|---|
| Error en datos de retención | Anular y emitir correctamente, según modalidad y reglas SRI. |
| Comprobante fisico anulado | Conservar original y copias por siete años. |
| Comprobante electrónico anulado | Mantener archivo electrónico y trazabilidad de autorización/anulación. |
| autorización suspendida | Comprobantes emitidos durante suspensión no sustentan crédito, costo ni gasto. |
| Baja de documentos físicos no usados | Dar de baja documentos que no se usaran y destruir los documentos dados de baja; la numeracion no puede volver a utilizarse.1 |
| Robo o hurto de documentos físicos | Presentar denuncia con referencia a documentos; la denuncia no elimina responsabilidades tributarias. |
| Archivo electrónico | Quienes emiten por medios electrónicos deben mantener archivo magnetico de esos documentos en la forma que determine el SRI.1 |
Desde el 1 de agosto de 2025 el SRI aplica reglas específicas para la anulación de comprobantes electrónicos. Los comprobantes de retención electrónicos, notas de crédito y notas de débito requieren aceptación del receptor. El receptor cuenta con cinco días hábiles para responder; si no responde en ese plazo, la solicitud queda sin efecto y el comprobante mantiene su validez.14
| Regla de anulación electrónica | Efecto |
|---|---|
| Error o inexistencia de la operación | Solo puede anularse si fue emitido con errores o si la operación que motivo el comprobante no se produjo. |
| retención, nota de crédito o nota de débito | Requiere aceptación del receptor. |
| Receptor no responde en cinco días hábiles | La solicitud queda sin efecto y el comprobante conserva validez. |
| Comprobante usado en solicitud de devolución de impuestos | No puede anularse. |
| Transmision al SRI | Todo comprobante electrónico debe transmitirse al SRI en el momento de su emisión. |
El archivo de datos sobre reglas de anulación electrónica, conservación física, baja de documentos y7 mantiene estas reglas en formato tabular. La regla practica es no retirar automáticamente una retención de la conciliación por haber solicitado anulación: primero se revisa si el receptor acepto, si el plazo vencio sin respuesta, si el comprobante fue usado en una devolución o si la solicitud quedo sin efecto.
#Cambios de porcentajes y agentes en 2026
El SRI informo que mediante resolución NAC-DGERCGC26-00000009 y NAC-DGERCGC26-00000010 estableció nuevos porcentajes de retención en la fuente del Impuesto a la Renta y califico nuevos agentes de retención, aplicables desde el 1 de marzo de 2026. La misma comunicacion senalo el plazo excepcional para comprobantes de retención de la primera quincena de marzo de 2026.13
| Cambio | Efecto operativo |
|---|---|
| Nuevos porcentajes de retención de renta | Actualizar sistemas, conceptos y validaciones desde la fecha de vigencia. |
| Nuevos agentes de retención | Revisar certificado RUC, catastro, obligación y emisión electrónica. |
| Actualizacion de RUC de oficio | El SRI actualiza la calificacion sin solicitud del contribuyente. |
| Primera quincena de marzo 2026 | Comprobantes pudieron emitirse hasta el 31 de marzo de 2026 sin incumplimiento ni sanciones, según comunicado. |
Esta regla excepcional no debe generalizarse a otros períodos. Para cada cambio de porcentaje o catastro se revisa la resolución vigente y sus disposiciones transitorias.
#Checklist de emisión
| Paso | Control |
|---|---|
| 1. Confirmar calidad de agente | Certificado RUC, catastro o obligación específica por tipo de operación. |
| 2. Identificar impuesto | Impuesto a la Renta, IVA u otro tributo retenido. |
| 3. Identificar operación | Comprobante de venta, proveedor, pago o crédito en cuenta. |
| 4. Determinar base y porcentaje | resolución vigente, tipo de bien o servicio, calidad del proveedor y excepción. |
| 5. Emitir comprobante | electrónico o fisico autorizado, dentro del plazo reglamentario. |
| 6. Entregar o poner a disposicion | El sujeto retenido debe poder usar el soporte para su declaración. |
| 7. Declarar y pagar | Incluir en la declaración mensual de retención y anexos aplicables. |
| 8. Conciliar | Proveedor, factura, retención, pago, declaración y saldo. |
| 9. Archivar XML y soportes | Conservar comprobante electrónico autorizado, RIDE, anulaciones y evidencia de la operación. |
| 10. Revisar anulaciones | Confirmar que no haya solicitudes pendientes o sin efecto antes de cerrar saldos. |
#Errores frecuentes
| Error | Riesgo |
|---|---|
| Emitir comprobante sin verificar si se debía retener | Puede generar retenciones indebidas o diferencias con proveedor. |
| No emitir comprobante pese a practicar retención | El retenido queda sin soporte y el agente expone incumplimiento formal. |
| Usar porcentaje anterior a una reforma | Diferencias en declaración y valor retenido. |
| Confundir retención recibida con retención efectuada | Error de signo contable: una es crédito del retenido y la otra es pasivo del agente. |
| Omitir el comprobante de venta que motiva la retención | Dificulta soporte de costo, gasto, crédito y cruce con anexos. |
| Conservar solo el RIDE y no el comprobante electrónico | El soporte principal es el XML autorizado; el RIDE es representacion impresa. |
| Anular sin conservar evidencia | El reglamento exige conservar comprobantes anulados por siete años. |
| Emitir durante suspensión de autorización | El comprobante no sustenta crédito tributario, costos ni gastos. |
#Referencias
- Servicio de Rentas Internas. "Reglamento de Comprobantes de Venta, retención y Documentos Complementarios". sri.gob.ec
- Servicio de Rentas Internas. "Facturacion física". sri.gob.ec
- Servicio de Rentas Internas. "Facturacion electrónica". sri.gob.ec
- Servicio de Rentas Internas. "Normativa para agentes de retención y contribuyentes especiales". sri.gob.ec
- Ecuapedia. Archivo de datos público. Archivo: comprobantes-retencion-emision.csv. Descarga: comprobantes-retencion-emision.csv
- Ecuapedia. Archivo de datos público. Archivo: comprobantes-retencion-campos.csv. Descarga: comprobantes-retencion-campos.csv
- Ecuapedia. Archivo de datos público. Archivo: comprobantes-retencion-anulacion.csv. Descarga: comprobantes-retencion-anulacion.csv
- Ecuapedia. Archivo de datos público. Archivo: comprobantes-retencion-conciliacion.csv. Descarga: comprobantes-retencion-conciliacion.csv
- Servicio de Rentas Internas. "Facturador SRI". sri.gob.ec
- Servicio de Rentas Internas. "Herramienta de comprobantes electrónicos". sri.gob.ec
- Servicio de Rentas Internas. "Contribuyentes obligados a emitir comprobantes electrónicos". sri.gob.ec
- Servicio de Rentas Internas. "Reglamento para aplicación Ley de régimen Tributario Interno". sri.gob.ec
- Servicio de Rentas Internas. "El SRI estableció nuevos porcentajes de retención y califico a nuevos agentes de retención". sri.gob.ec
- Servicio de Rentas Internas. "Desde el 1 de agosto de 2025 aplican nuevas reglas para la anulación de comprobantes electrónicos". sri.gob.ec