Comercio exterior y aduanas

El comercio exterior y las aduanas conectan contratos comerciales, transporte internacional, clasificación arancelaria, permisos, declaraciones aduaneras, tributos, aforo, levante, exportación, archivo documental y registro contable. En Ecuador, el Servicio Nacional de Aduana del Ecuador administra el control aduanero, Ecuapass, la Biblioteca Aduanera, los boletines, el Arancel Nacional, la Ventanilla Única Ecuatoriana y servicios para operadores de comercio exterior.¹²³

Para contabilidad, una importación o exportación no se cierra con la factura comercial. Debe cuadrar con declaración aduanera, documentos de transporte, certificados, autorización, tributos liquidados, pagos, aforo, levante o salida autorizada, inventario, costo, IVA, ICE si aplica, retención, anexos y soporte de ingreso o salida de mercancias.

Esta página cubre el flujo contable-aduanero general. La clasificación arancelaria técnica, la gestión puntual en Ecuapass, los tributos de comercio exterior y los regímenes especiales pueden requerir página o documentos especializados.

#Alcance

Incluye	No incluye
importación, exportación, documentos, declaración, aforo, tributos y controles contables.	clasificación arancelaria vinculante para una mercancia concreta.
Mapa de regímenes aduaneros y su impacto operativo.	Desarrollo completo de todos los manuales SENAE o pantallas de Ecuapass.
DAI, DAE, Ecuapass, VUE, arancel, permisos y archivo documental.	Asesoria de agente de aduana, defensa sancionatoria o valoración aduanera litigiosa.
relación entre SENAE, SRI, COMEX, organismos de control y contabilidad.	Tabla arancelaria completa por subpartida.
Checklist de importación/exportación y conciliación mensual.	Tratamiento completo de IVA, ICE o devolución de IVA como temas independientes.

#Instituciones y sistemas

Actor o sistema	función
SENAE	Autoridad aduanera: controla ingreso, salida, régimen, declaración, aforo, tributos y servicios aduaneros.
Ecuapass	Sistema informatico para transmitir declaración, registrar usuarios, consultar obligación, gestionar tramites y dar seguimiento.
VUE	Ventanilla Única Ecuatoriana para autorización y documentos de control vinculados con comercio exterior.
COMEX	Organismo regulador de comercio exterior para restricciones, prohibiciones, arancel y politica comercial.
SRI	Administra tributos internos relacionados con importación y exportación, como IVA e ICE, y declaraciones tributarias.
Agente de aduana	Interviene en desaduanizacion cuando corresponde y debe estar acreditado por SENAE.
Transportista y deposito temporal	Transmiten o registran documentos de transporte, ingreso de mercancias y eventos logisticos.
Organismos de control previo	Emiten permisos, certificados o autorización antes del embarque o nacionalización cuando el producto lo exige.

#Matriz inicial de operación

Antes de transmitir una declaración o registrar costos, la empresa debe identificar el tipo de operación, el régimen y los documentos esperados. Esa matriz evita mezclar importaciones definitivas, temporales, exportación, regímenes suspensivos y operaciones con permisos previos.

Pregunta	Decisión que controla
¿La mercancía ingresa o sale del país?	Define si se trabaja con DAI, DAE, declaración simplificada u otro trámite.
¿La operación es definitiva o temporal?	Define régimen, plazo, garantías, suspensión o pago de tributos.
¿La mercancía requiere control previo?	Define si debe existir autorización antes del embarque o nacionalización.
¿La subpartida tiene arancel, prohibición o restricción?	Define tributos, permisos, medidas y riesgo de observación.
¿El IVA o ICE será recuperable, costo o gasto?	Define registro contable y declaración tributaria posterior.
¿Interviene agente de aduana?	Define responsable operativo, archivo y conciliación documental.
¿Hay flete, seguro, almacenaje o gastos de nacionalización?	Define costo de inventario, activo o gasto.
¿Hay régimen especial o beneficio?	Define archivo adicional, plazo, autorización, garantía o devolución.

Resultado esperado	Evidencia mínima
Operación clasificada	Importación, exportación, régimen especial, courier, viajero u otro.
Responsable definido	Importador/exportador, agente, transportista, depósito y aprobador contable.
Subpartida sustentada	Descripción, uso, composición, ficha técnica o soporte de clasificación.
Permisos revisados	Documentos de control previo o evidencia de que no aplican.
Tratamiento contable preliminar	Inventario, activo, gasto, IVA recuperable, costo no recuperable o ingreso de exportación.

#Documentos base

Documento	Uso
Factura comercial o documento que acredita transacción	Sustenta valor, proveedor, comprador, descripcion, precio y condiciones comerciales.
Documento de transporte	Conocimiento de embarque, guía aerea, carta de porte u otro soporte logistico.
Certificado de origen	Sustenta origen y preferencia arancelaria cuando corresponde.
Documento de control previo	autorización que debe aprobarse antes del embarque si el producto está sujeto a control.
declaración Aduanera de importación	DAI, base de nacionalización, liquidación, aforo y levante.
declaración Aduanera de exportación	DAE, crea vinculo legal y obligación frente al SENAE.
liquidación aduanera	Detalla tributos, tasas, recargos y pagos.
Comprobantes de pago	Sustentan pago de tributos, tasas, servicios, almacenaje, transporte u otros costos.
Poliza o seguro	Forma parte del costo y puede incidir en valor en aduana.
Soportes contables	Asientos, auxiliares, inventario, costos de importación, ventas de exportación y conciliación.

#importación

SENAE define la importación como el ingreso de mercancias extranjeras al país cumpliendo formalidades y obligaciones aduaneras, según el régimen de importación declarado. Pueden importar personas naturales o juridicas ecuatorianas o extranjeras radicadas en el país, registradas como importador en Ecuapass y aprobadas por SENAE.⁴⁵

Etapa	Control
1. Identificar mercancia	Descripcion, uso, composicion, proveedor, país, valor, cantidades y unidad comercial.
2. Obtener RUC y registro Ecuapass	Firma electrónica, usuario, clave, políticas de uso y registro de firma.
3. Revisar subpartida arancelaria	Determina arancel, restricciones, permisos y tributos.
4. Revisar restricciones	COMEX, Arancel Nacional y documentos de control previo.
5. Definir régimen	importación para consumo, admision temporal, deposito, reimportacion u otro.
6. Reunir documentos	Factura, transporte, seguro, certificado de origen, permisos y documentos requeridos.
7. Transmitir DAI	Importador o agente de aduana transmite en sistema SENAE dentro de los plazos aplicables.
8. Pagar tributos	Derechos arancelarios, impuestos internos relacionados y tasas por servicios aduaneros.
9. Atender aforo	Automatico, documental, fisico o fisico no intrusivo.
10. Registrar contablemente	Costo de inventario o activo, IVA recuperable o no recuperable, gastos y cuentas por pagar.

La DAI puede transmitirse hasta quince días calendario antes de la llegada del medio de transporte y hasta treinta días calendario después del arribo. si no se cumple ese plazo, la mercancia puede entrar en causal de abandono tacito según la página SENAE.⁴

#Corte de importación

Corte	Qué debe estar listo
Antes del embarque	Subpartida, restricciones, permisos, factura, término comercial, flete, seguro y responsable aduanero.
Antes de transmitir DAI	Documentos de acompañamiento aprobados, documentos de soporte, valores, pesos, cantidades y régimen.
Antes de pagar tributos	Liquidación revisada, base imponible, arancel, FODINFA, IVA, ICE si aplica, tasas y recargos.
Antes del levante	Aforo atendido, observaciones resueltas, pagos registrados y documentos corregidos si corresponde.
Antes de ingresar a inventario	Recepción física, diferencias, gastos finales, costo unitario y tratamiento del IVA.
Antes del cierre contable	Conciliación entre DAI, liquidación, banco, proveedor, agente, inventario y declaraciones tributarias.

Diferencia frecuente	Revisión
Factura extranjera no coincide con DAI	Revisar moneda, cantidad, incoterm, seguro, flete, descuentos y ajustes declarados.
Valor contable menor que liquidación	Buscar aranceles, tasas, FODINFA, almacenaje, agente, transporte local o seguro omitido.
IVA registrado como crédito sin derecho	Revisar destino de la importación y reglas tributarias vigentes.
Inventario recibido distinto de documento de transporte	Revisar aforo, mermas, faltantes, sobrantes, reclamo logístico o ajuste contable.

#régimen de importación

régimen	código	Uso operativo
importación para el consumo	10	Ingreso definitivo; la mercancia circula libremente cuando se satisface la obligación tributaria aduanera.
Admision temporal para reexportacion en el mismo estado	20	Ingreso con suspensión total o parcial de derechos e impuestos, para uso determinado e identificable.
Admision temporal para perfeccionamiento activo	21	Ingreso para transformacion, elaboracion, montaje, reparacion, restauracion o programas autorizados.
Reposicion con franquicia arancelaria	11	importación exonerada de mercancias identicas o similares a las usadas en bienes exportados.
Transformacion bajo control aduanero	72	Mercancias ingresan con suspensión de tributos para modificar especie o estado.
Deposito aduanero	70	Almacenamiento por período determinado sin pago inmediato de derechos, impuestos y recargos aplicables.
Reimportacion en el mismo estado	32	Regreso de mercancias exportadas definitivamente sin transformacion, bajo condiciones y plazo.

#Documentos de acompanamiento y soporte

SENAE distingue documentos de acompanamiento y documentos de soporte. Los documentos de acompanamiento son de control previo y deben tramitarse y aprobarse antes del embarque. Los documentos de soporte constituyen la base de la información de la DAI; sus originales físicos o electrónicos deben reposar en el archivo del declarante o agente al momento de presentar o transmitir la declaración.⁴

Tipo	Ejemplos	Riesgo si falta
Acompanamiento	Permisos, autorización, licencias o certificados de control previo.	Embarque, nacionalización o levante puede bloquearse.
Soporte	Documento de transporte, factura comercial, certificado de origen, documentos requeridos por SENAE u organismo regulador.	DAI queda sin base documental suficiente.
Contable	liquidación, pago, facturas locales, flete, seguro, almacenaje, notas y auxiliares.	Costo, crédito tributario o inventario quedan mal sustentados.

#Canales de aforo

Para despacho de mercancias con declaración aduanera, SENAE usa modalidades de aforo asignadas según perfiles de riesgo. también puede realizar inspecciones mediante escaneo u otros sistemas tecnologicos en cualquier etapa del control.⁴

Canal	Que implica
Automatico	El sistema autoriza sin revisión documental o física individual adicional ordinaria.
Documental	Funcionario revisa declaración y documentos anexos.
Fisico	Funcionario inspecciona fisicamente la carga.
Fisico no intrusivo	Verificacion mediante equipos no intrusivos, sin abrir unidad de carga o embalaje.

#Tributos y base de importación

SENAE indica que, para saber cuanto pagar por un producto importado, se necesita conocer la clasificación arancelaria. Los tributos al comercio exterior comprenden derechos arancelarios, impuestos establecidos en leyes organicas u ordinarias y tasas por servicios aduaneros. Los impuestos internos vinculados con importación o exportación se revisan contra normativa tributaria SRI vigente.⁴⁶

Rubro	Control
AD-VALOREM	Arancel sobre base imponible de importación; SENAE lo describe como porcentaje según tipo de mercancia aplicado sobre costo, seguro y flete.
FODINFA	SENAE indica 0,5% sobre la base imponible de importación.
ICE	Porcentaje variable según bienes o servicios importados; se revisa con normativa SRI vigente.
IVA importación	Se calcula sobre base de importación más tributos y rubros que integren la declaración; la tarifa vigente se confirma con SRI al período declarado.
Tasas por servicios aduaneros	Se registran según liquidación y tratamiento contable.
Otros rubros	Multas, intereses, recargos, salvaguardias, garantías, rectificaciones u otros conceptos según liquidación.

En contabilidad, aranceles, FODINFA, tasas no recuperables, flete, seguro, gastos de nacionalización y otros costos necesarios suelen analizarse como parte del costo de inventario o activo. El IVA de importación solo se registra como crédito tributario si cumple las reglas de IVA y destino; si no, se trata como costo o gasto según corresponda.

#exportación

El proceso de exportación inicia con la transmision electrónica de la declaración Aduanera de exportación por Ecuapass. SENAE indica que la DAE no es una simple intencion de embarque: crea un vinculo legal y obligación frente al SENAE para el exportador o declarante.⁷

Etapa	Control
1. Transmitir DAE	Exportador, agente de aduana o agente de carga de exportación transmite la declaración.
2. Adjuntar documentos	Factura comercial original, autorizaciones previas si aplican y certificado de origen electrónico cuando corresponda.
3. Ingreso a deposito o zona primaria	Registro de ingreso de mercancias por deposito temporal.
4. Aforo DAE	Automatico, documental, fisico intrusivo o fisico no intrusivo.
5. Salida autorizada	Estado que autoriza embarque de mercancias.
6. Embarque y transporte	Transportista transmite y asocia documentos de transporte a la DAE.
7. corrección de DAE	Permite corregir declaración y anexar documentación definitiva, sujeta a aprobación o rechazo.
8. regularización	Ultimo estado; debe realizarse dentro de 30 días posteriores a la asociacion del ultimo documento de transporte.

#Corte de exportación

Corte	Qué debe estar listo
Antes de transmitir DAE	Factura comercial, autorización previa si aplica, certificado de origen cuando corresponda, cantidades y peso.
Antes de ingreso a zona primaria	Mercancía separada, inventario descargado o reservado, documentos de transporte y depósito coordinado.
Antes de salida autorizada	Aforo atendido, observaciones resueltas y documentos asociados.
Antes de facturar o cerrar ingreso	DAE, salida autorizada, embarque, término comercial y soporte de cliente exterior.
Antes de regularizar	Documentos de transporte asociados y corrección definitivas anexadas.
Antes del cierre contable	Venta, costo de venta, inventario, banco, diferencia de cambio y soporte aduanero conciliados.

Diferencia frecuente	Revisión
Venta registrada sin DAE regularizada	Completar archivo aduanero antes de usar la operación como soporte definitivo.
Cantidad exportada distinta del inventario	Revisar ingreso a depósito, aforo, embarque, factura y kardex.
Cobro exterior distinto de factura	Revisar gastos bancarios, diferencia de cambio, notas de crédito o condiciones comerciales.
Certificado de origen omitido	Revisar si el cliente o acuerdo comercial lo exige para preferencia arancelaria.

#Datos de la DAE

Dato	Uso
Exportador o declarante	Identifica responsable de la obligación.
Descripcion de mercancia por item de factura	Permite control aduanero, valor, cantidad y trazabilidad.
Consignante	Parte que entrega o consigna la mercancia.
Destino de la carga	país o destino operativo.
Cantidades	Deben coincidir con factura, transporte e inventario.
Peso	Debe cuadrar con documento de transporte y aforo.
Datos relativos a la mercancia	Soporte de clasificación, permisos, origen y control.

#régimen de exportación y otros régimen

régimen	código	Uso operativo
exportación definitiva	40	Salida definitiva de mercancias en libre circulacion fuera del territorio aduanero o a ZEDE.
exportación temporal para reimportacion en el mismo estado	50	Salida temporal para un fin y plazo determinado, con reimportacion sin modificacion.
exportación temporal para perfeccionamiento pasivo	51	Salida temporal para transformacion, elaboracion o reparacion en el exterior.
devolución condicionada	No aplica como simple salida	Permite solicitar devolución de tributos por insumos o materias importadas incorporadas en exportación definitiva, bajo condiciones y plazo.
Almacen libre	73	Almacenamiento y venta a pasajeros en puertos o aeropuertos internacionales sin pago de tributos al comercio exterior, bajo reglas.
Trafico fronterizo	régimen especial	Intercambio entre poblaciones fronterizas para uso o consumo domestico bajo límites y procedimientos.
Menaje de casa y equipo de trabajo	régimen especial	Ingreso exento bajo condiciones aplicables a migrantes.
Efectos personales de pasajeros	régimen especial	Exencion dentro de cantidades y condiciones establecidas.

#Arancel, subpartida y restricciones

Control	Por que importa
Subpartida arancelaria	Determina AD-VALOREM, medidas arancelarias, medidas no arancelarias, prohibiciones, permisos y estadistica.
Arancel Nacional	Fuente de consulta cuando se conoce la subpartida.
COMEX	Permite revisar restricciones o prohibiciones de importación.
Documentos de control previo	Pueden ser condición necesaria antes del embarque.
Certificado de origen	Sustenta preferencia arancelaria cuando existe acuerdo aplicable.
Enmiendas o reformas	Pueden cambiar código, tarifas o medidas.

No debe registrarse una importación con subpartida elegida "por parecido" sin respaldo. Un error de clasificación puede alterar arancel, IVA, ICE, permisos, multas, inventario y costos.

#Ecuapass y VUE

Uso	Control
Registro de importador/exportador	RUC, firma electrónica, usuario, clave, políticas de uso y registro de firma.
Transmision de DAI	declaración de importación y documentos anexos.
Transmision de DAE	declaración de exportación, corrección y regularización.
Consulta de obligación	Liquidaciones, obligaciones pendientes, pagos y estados.
VUE	Permisos, autorización y documentos de control con entidades vinculadas.
Notificaciones	Observaciones de aforo, rechazos, corrección y estados.

#Registro contable de importación

Momento	Registro o control
Orden o contrato	Compromiso comercial, moneda, termino de negociacion y proveedor.
Factura extranjera	Inventario en transito, anticipo, cuenta por pagar o costo pendiente.
Flete y seguro	Integran costo si son necesarios para llevar inventario o activo a su condición y ubicación.
DAI y liquidación	Reconocer tributos, tasas, IVA recuperable o no recuperable y obligación por pagar.
Pago de tributos	Cancelar obligación con SENAE o entidad recaudadora.
Levante y recepción	Transferir importación en curso a inventario, activo o gasto según naturaleza.
Diferencias	Ajustar tipo de cambio, gastos reales, notas, liquidaciones complementarias o rectificaciones.

#Archivo de importación

Documento	Motivo
Orden de compra o contrato	Sustenta condición comercial, moneda, proveedor y responsabilidad de gastos.
Factura comercial	Base de valor y descripción de mercancía.
Documento de transporte	Sustenta tránsito internacional, peso, bultos y consignatario.
Seguro y flete	Sustentan valor en aduana y costo de inventario o activo.
Documentos de control previo	Prueban cumplimiento antes de embarque o nacionalización.
DAI y liquidación	Sustentan nacionalización, tributos, tasas, aforo y levante.
Comprobantes de pago	Prueban cancelación de tributos y servicios.
Facturas locales	Soportan agente, bodegaje, transporte local y otros costos.
Kardex o recepción	Prueba ingreso a inventario o activo.
Asiento y auxiliar	Relacionan costo, IVA, proveedor, banco y cuentas por pagar.

#Registro contable de exportación

Momento	Registro o control
Venta de exportación	Ingreso, cliente exterior, moneda, termino de negociacion y soporte comercial.
DAE transmitida	Vinculo legal y trazabilidad aduanera.
Ingreso a deposito o zona primaria	Control de inventario y salida física.
Salida autorizada y embarque	Evidencia de exportación, transporte y cumplimiento aduanero.
regularización DAE	Cierre documental del proceso de exportación.
Cobro e ingreso de divisas	conciliación bancaria, diferencia de cambio y soporte para devoluciones o beneficios.

#Archivo de exportación

Documento	Motivo
Factura comercial	Sustenta venta, cliente, descripción y valor.
DAE	Crea vínculo legal y permite trazabilidad aduanera.
autorizaciones previas	Sustentan cumplimiento cuando la mercancía las exige.
Certificado de origen	Sustenta origen y preferencias cuando corresponde.
Documento de transporte	Prueba embarque, destino y cantidades.
Salida autorizada	Evidencia estado aduanero previo al embarque.
Regularización	Cierra documentalmente la exportación.
Kardex de salida	Conecta exportación con inventario y costo de venta.
Cobro bancario	Sustenta ingreso de divisas, diferencia de cambio y cuentas por cobrar.
Asiento contable	Conecta venta, costo, banco, cliente exterior y archivo aduanero.

#Checklist mensual o por operación

Paso	Evidencia esperada
1. Identificar operación	importación, exportación, régimen especial, courier, viajero, deposito, temporal u otro.
2. Confirmar operador	RUC, Ecuapass, firma, agente de aduana, transportista, deposito y autorización.
3. Clasificar mercancia	Subpartida, descripcion, origen, destino y restricciones.
4. Reunir documentos	Factura, transporte, seguro, certificado de origen, permisos y documentos SENAE.
5. Transmitir declaración	DAI, DAE o declaración simplificada según operación.
6. Revisar aforo	Canal, observaciones, corrección, salida autorizada o levante.
7. Pagar y registrar tributos	liquidación, pago, costo, crédito tributario, gasto o recargo.
8. Conciliar con SRI	IVA, ICE, crédito tributario, devoluciones, ATS y declaración.
9. Archivar	declaración, liquidaciones, talones, XML, documentos de transporte y soportes.
10. Revisar boletines	Cambios de sistema, resolución, arancel, restricciones o procedimientos.

#Errores frecuentes

Error	Consecuencia
Registrar solo factura del proveedor	Faltan flete, seguro, aranceles, FODINFA, tasas, IVA y otros costos.
Usar tarifa IVA de una página no actualizada sin confirmar SRI vigente	declaración y crédito tributario pueden quedar mal calculados.
No transmitir DAI dentro de plazo	Riesgo de abandono tacito.
No regularizar DAE	La exportación queda documentalmente incompleta.
No guardar documentos de control previo	Puede no sustentarse nacionalización o exportación.
Confundir canal de aforo con autorización final	La mercancia puede requerir observaciones, pagos o cierre antes del levante/salida.
No separar costo e IVA recuperable	Inventario, gasto y crédito tributario quedan distorsionados.
No cruzar ATS con aduana	importación, exportación, IVA y terceros pueden diferir.
Usar subpartida sin respaldo	Afecta tributos, permisos, restricciones y sanciones.
No revisar boletines SENAE	Cambios de Ecuapass o resolución pueden afectar el procedimiento.

#Referencias

Servicio Nacional de Aduana del Ecuador. "Portal institucional". aduana.gob.ec
Servicio Nacional de Aduana del Ecuador. "Biblioteca Aduanera". aduana.gob.ec
Servicio Nacional de Aduana del Ecuador. "Ecuapass". portal.aduana.gob.ec
Servicio Nacional de Aduana del Ecuador. "Para Importar". aduana.gob.ec
Servicio Nacional de Aduana del Ecuador. "regímenes Aduaneros". aduana.gob.ec
Servicio de Rentas Internas. "Normativa tributaria nacional". sri.gob.ec
Servicio Nacional de Aduana del Ecuador. "Para Exportar". aduana.gob.ec