El cierre contable de una inmobiliaria no consiste solo en cuadrar bancos y emitir estados financieros. En proyectos de tierras, lotes y quintas, el cierre debe reconstruir cada operación: quién vendió, quién compró, quién pagó, qué inmueble se reservó, qué costos se activaron o gastaron, qué impuestos se causaron, qué documentos municipales faltan y qué soporte UAFE explica el origen de fondos.
Esta guía está pensada para inmobiliarias, promotores, constructoras, lotizadores, intermediarios y administradores de proyectos en Ecuador. Sirve para cierres mensuales, cierres por proyecto y cierre anual, con ejemplos útiles para operaciones en cantones como Santo Domingo y Quinindé cuando existen predios rurales, quintas, lotes por etapas, autorizaciones catastrales, certificados de no adeudar, alcabalas, escrituras y registros.
No reemplaza el juicio del contador ni de auditoría. Ordena el expediente contable y de cumplimiento para que los saldos, impuestos y estados financieros puedan revisarse con evidencia.
#Alcance
| Incluye | No incluye |
|---|---|
| Reservas, anticipos, comisiones, cuentas por cobrar, costos de adquisición y urbanización. | Manual contable completo de una empresa específica. |
| Conciliación bancaria, pagos por terceros, cartera por cliente y soporte de facturas. | Dictamen NIIF, avalúo técnico o auditoría externa. |
| Impuestos SRI, retenciones, predial, alcabala, plusvalía, patente y 1,5 por mil cuando apliquen. | Cálculo municipal definitivo de un cantón concreto. |
| Expediente UAFE y documentación por operación inmobiliaria. | Reporte UAFE individual, ROS, RESU o defensa administrativa. |
| Preparación para estados financieros y presentación societaria cuando la entidad está bajo SCVS. | Publicación o aprobación final de estados financieros. |
#Primero: definir el rol de la empresa
Antes de cerrar, la contabilidad debe identificar qué papel tuvo la entidad en cada operación. El mismo lote puede generar tratamientos distintos si la empresa fue propietaria, intermediaria, constructora o administradora de fondos.
| Rol | Ingreso principal | Saldos críticos | Evidencia clave |
|---|---|---|---|
| Intermediaria o corredora | Comisión por corretaje, gestión o intermediación. | Cuentas por cobrar de comisión, IVA, retenciones, cuentas por pagar al asesor o vendedor. | Contrato de comisión, factura, comprobante de retención, autorización de cobro, cierre de venta. |
| Propietaria o promotora | Venta de lote, quinta, terreno o unidad inmobiliaria propia. | Inventario o proyecto, costo de venta, anticipos de clientes, cartera, impuestos municipales. | Escritura de adquisición, costos de urbanización, promesas, escritura de venta, estado de cuenta por cliente. |
| Constructora o urbanizadora | Obra, avance, construcción, urbanización o lotización. | Costos de obra, proveedores, anticipos, planillas, retenciones, IVA y margen por contrato. | Contrato de obra, actas de avance, facturas, planillas, permisos, recepción de obra. |
| Administradora o mandataria | Honorario por administración, gestión o mandato. | Fondos de terceros, cuentas por rendir, gastos reembolsables, honorarios propios. | Mandato, autorización de pagos, rendición de cuentas, comprobantes y conciliación. |
| Operación mixta | Puede combinar comisión, venta propia, obra y administración. | Riesgo de mezclar ingresos propios con fondos de terceros. | Contratos separados, centros de costo, cuentas bancarias o auxiliares diferenciados. |
El error más común es registrar todo el dinero recibido como venta. En inmobiliaria, parte del flujo puede ser anticipo, garantía, comisión, fondo de tercero, impuesto municipal, reembolso, penalidad, saldo de precio o pago a notaría. El cierre debe separar esos conceptos antes de preparar estados financieros.
#Calendario de cierre
| Momento | Objetivo | Resultado esperado |
|---|---|---|
| Cierre mensual | Controlar cartera, bancos, facturación, impuestos y avances de cada operación. | Balance de comprobación limpio, auxiliares conciliados y pendientes documentados. |
| Cierre por operación | Cerrar reserva, promesa, escritura, registro, comisión e impuestos de un inmueble concreto. | Expediente completo por comprador, vendedor e inmueble. |
| Cierre por proyecto | Medir costos, inventario, lotes vendidos, lotes disponibles, anticipos y margen del proyecto. | Estado de proyecto con costos asignados y saldos por lote. |
| Cierre anual | Preparar estados financieros, conciliación tributaria, presentación SRI y, si aplica, SCVS. | Estados financieros, notas, anexos, declaración y soporte de aprobación. |
Las compañías sujetas a control de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros deben remitir información financiera y societaria en el primer cuatrimestre de cada año o conforme los períodos aprobados por la autoridad.1 Para estados financieros 2025, la SCVS recordó el plazo hasta el 30 de abril de 2026 y la presentación por el portal institucional.2
#Procedimiento de cierre
| Paso | Qué revisar | Evidencia de cierre |
|---|---|---|
| 1. Cortar operaciones del período | Reservas, promesas, ventas, escrituras, entregas, anulaciones, desistimientos y cambios de comprador. | Listado de operaciones con fecha, estado, inmueble, cliente, asesor y responsable. |
| 2. Conciliar bancos | Depósitos, transferencias, cheques, pagos de terceros, reversos, comisiones bancarias y saldos no identificados. | Conciliación bancaria firmada y detalle de partidas pendientes. |
| 3. Cuadrar cartera por cliente | Saldo inicial, reservas, anticipos, cuotas, abonos, descuentos, multas, saldos y devolución de dinero. | Estado de cuenta por cliente y por inmueble. |
| 4. Separar fondos de terceros | Dinero recibido para vendedor, notaría, municipio, registro, urbanización o gastos reembolsables. | Cuenta por pagar o cuenta por rendir, no ingreso propio. |
| 5. Validar facturación | Comisiones, servicios, administración, construcción, avances de obra y notas de crédito. | Facturas autorizadas, comprobantes electrónicos válidos y retenciones recibidas. |
| 6. Revisar costos | Tierra, impuestos de adquisición, registro, estudios, urbanización, materiales, contratistas, permisos y honorarios. | Auxiliar por proyecto, factura, contrato, acta y criterio de asignación. |
| 7. Liquidar impuestos | IVA, impuesto a la renta, retenciones, patente, 1,5 por mil, predial, alcabala y plusvalía municipal. | Declaraciones, anexos, formularios, comprobantes de pago y liquidaciones municipales. |
| 8. Completar expediente UAFE | Identidad, beneficiario final, origen de fondos, tercero pagador, alertas y decisión de cumplimiento. | Ficha de debida diligencia y soporte reservado de la operación. |
| 9. Preparar estados financieros | Reclasificaciones, provisiones, saldos con partes relacionadas, contingencias, notas y aprobación. | Estados financieros, notas, acta o declaración del representante legal cuando proceda. |
#Reservas y anticipos
Una reserva no siempre es ingreso. El cierre debe leer el contrato y clasificar el cobro según su sustancia.
| Situación | Tratamiento de cierre que debe evaluarse | Soporte mínimo |
|---|---|---|
| Reserva reembolsable para apartar un lote | Puede mantenerse como pasivo o garantía hasta que exista derecho a conservarla o aplicarla. | Contrato de reserva, recibo, banco, plazo, condición de devolución. |
| Anticipo del precio de compraventa | Debe aplicarse al estado de cuenta del comprador y conciliarse con promesa, escritura y saldo final. | Promesa, comprobante bancario, estado de cuenta, identificación del pagador. |
| Penalidad por desistimiento | Solo debe reconocerse cuando la condición contractual se cumple y existe soporte de no devolución. | Cláusula, comunicación, liquidación y aprobación. |
| Pago anticipado de comisión | Se revisa como ingreso de servicio, cuenta por cobrar o anticipo según el servicio prestado y la factura. | Contrato de comisión, factura, retención, cierre comercial. |
| Fondo para gastos de escritura o municipio | No es ingreso propio si la empresa solo administra el dinero para pagar a terceros. | Rendición de cuentas, comprobante municipal, factura o recibo del tercero. |
Para cada cliente debe existir un estado de cuenta que permita reconstruir el saldo: reserva, abonos, anticipos, cuotas, descuentos, impuestos asumidos, devoluciones, multas y saldo contra escritura. Si el pagador no coincide con el comprador, el expediente debe explicar la relación y conservar soporte de origen de fondos.
#Comisiones
En intermediación inmobiliaria, la comisión debe cerrarse como una operación propia, separada del precio del lote o quinta. La factura de comisión, el contrato y la retención deben coincidir con el servicio realmente prestado.
| Control | Pregunta de cierre |
|---|---|
| Devengo o causación | ¿La comisión se ganó por reserva, promesa, escritura, cobro del precio o entrega? |
| Base de cálculo | ¿Se calculó sobre precio de lista, precio cerrado, valor escriturado o monto efectivamente cobrado? |
| Responsable de pago | ¿Paga el vendedor, comprador, promotor, constructora o ambos? |
| Retenciones | ¿El pagador es agente de retención y emitió comprobante de retención dentro del proceso? |
| Reparto interno | ¿Hay comisiones por pagar a asesores, referidores o aliados? |
| IVA | ¿La comisión se trató como servicio gravado o existe un caso específico de tarifa 0 o no objeto? |
El SRI mantiene reglas y formularios para comprobantes electrónicos, facturas, liquidaciones, notas de crédito, notas de débito y comprobantes de retención.3 En el cierre, una comisión sin factura, una factura sin retención o una retención no registrada rompe la conciliación entre contabilidad, impuestos y cartera.
#Cuentas por cobrar y cartera
La cartera inmobiliaria debe llevarse por comprador y por inmueble, no solo por cliente general. En proyectos de lotes, una misma persona puede reservar un lote, cederlo, cambiar de manzana, pagar por un familiar o cancelar una parte desde otra cuenta.
| Auxiliar | Debe mostrar |
|---|---|
| Por cliente | Identificación, contrato, pagos, saldo, vencimientos, mora, descuentos y devoluciones. |
| Por inmueble | Proyecto, manzana, lote, clave catastral si existe, precio, estado de reserva, promesa, escritura y registro. |
| Por asesor | Operaciones cerradas, comisiones causadas, comisiones pagadas y saldos pendientes. |
| Por tercero pagador | Relación con cliente, monto pagado, fecha, cuenta bancaria y soporte UAFE. |
| Por proyecto | Lotes disponibles, reservados, prometidos, vendidos, anulados y escriturados. |
Al cierre, la cartera debe clasificarse entre corriente, vencida, en disputa, en proceso de devolución, castigada o sujeta a negociación. No conviene mantener saldos antiguos como "clientes varios": esos saldos suelen ocultar devoluciones pendientes, anticipos mal aplicados, comisiones no facturadas o pagos sin identificación.
#Costos de adquisición, urbanización y venta
En proyectos inmobiliarios, el cierre debe distinguir entre costo del inmueble, costos del proyecto, gastos del período y fondos de terceros. La clasificación concreta depende del marco contable aplicable, del contrato y de la política contable de la entidad; no debe improvisarse al final del año.
| Rubro | Revisión de cierre |
|---|---|
| Compra de tierra | Escritura de adquisición, precio, alcabala, registro, honorarios directamente atribuibles, forma de pago y titularidad. |
| Estudios y permisos | Levantamientos, planos, estudios de suelo, permisos, autorizaciones catastrales y municipales vinculadas al proyecto. |
| Urbanización | Vías internas, redes, drenajes, cerramientos, obras de acceso, movimientos de tierra, contratistas y actas. |
| Costos por lote | Método de asignación entre lotes vendidos, reservados, disponibles, anulados o en proceso. |
| Gastos comerciales | Publicidad, comisiones, eventos, material comercial y gastos de venta. |
| Gastos administrativos | Nómina administrativa, oficina, sistemas, honorarios generales y servicios no atribuibles directamente a un lote. |
| Deterioro o ajuste | Lotes invendibles, conflictos registrales, cambios de uso, litigios, obras pendientes o costos superiores al valor recuperable. |
La Ley de Compañías exige que los estados financieros se preparen con base en la normativa contable y financiera vigente.1 Cuando se usen NIIF o NIIF para PYMES, la página no reproduce esos estándares: el contador debe aplicar el texto oficial vigente y documentar la política usada para inventarios, ingresos, propiedades, deterioro, provisiones y revelaciones.45
#Conciliación bancaria y pagos
La conciliación bancaria es una prueba de existencia y trazabilidad del dinero. En inmobiliaria debe reconciliar bancos con contratos, estados de cuenta de clientes, facturas, retenciones, impuestos municipales y soporte UAFE.
| Partida | Control |
|---|---|
| Depósitos no identificados | No cerrar como ingreso hasta vincular comprador, inmueble y concepto. |
| Transferencias de terceros | Explicar relación con comprador o vendedor y conservar soporte de origen de fondos. |
| Pagos en efectivo | Revisar límites tributarios, prohibición UAFE para operaciones desde USD 10.000 y política interna. |
| Cheques | Identificar girador, beneficiario, cobro efectivo y operación relacionada. |
| Reversos y devoluciones | Conciliar con desistimiento, anulación, nota de crédito o acta de devolución. |
| Pagos a municipios y registros | Vincular comprobante con escritura, predio, comprador, vendedor e impuesto. |
| Fondos administrados | Separar cuenta por rendir de ingreso propio. |
La Ley de Régimen Tributario Interno exige comprobantes de venta y, para operaciones gravadas superiores a USD 500, uso del sistema financiero para sustentar deducciones y crédito tributario de IVA.6 La ley de prevención de lavado de activos prohíbe liquidar o pagar actos u operaciones en efectivo cuando igualen o superen USD 10.000.7
#Impuestos y documentos municipales
El cierre contable debe dejar amarrados los impuestos nacionales y municipales. No basta con registrar la escritura: el expediente debe explicar quién asumió cada impuesto, cuándo se pagó y contra qué operación.
| Impuesto o control | Cierre esperado |
|---|---|
| IVA | Conciliar ventas gravadas, servicios, comisiones, construcción, compras con crédito tributario y retenciones. |
| Impuesto a la renta | Conciliar resultado contable, costos, gastos deducibles, ingresos, retenciones y conciliación tributaria. |
| Retenciones | Registrar retenciones emitidas y recibidas; cuadrarlas con anexos, facturas y declaraciones. |
| Predial | Conservar predial actualizado o certificado requerido para el cierre municipal y registral. |
| Alcabala | Vincular liquidación y pago con escritura de transferencia de dominio. |
| Utilidad o plusvalía municipal | Revisar si aplica por transferencia de inmuebles urbanos y por ordenanza cantonal. |
| Patente municipal | Revisar obligación de actividad económica inmobiliaria permanente en la jurisdicción. |
| 1,5 por mil sobre activos | Revisar si la entidad lleva contabilidad y ejerce actividad económica permanente. |
El COOTAD regula la alcabala sobre actos que contienen traspaso de dominio de inmuebles y exige controles notariales y registrales vinculados a certificados y recibos de pago.89 También contempla patente para actividades inmobiliarias permanentes y el impuesto del 1,5 por mil sobre activos totales para sujetos obligados a llevar contabilidad.1011
En Santo Domingo o Quinindé, la revisión local puede incluir predial actualizado, avalúo, certificado de no adeudar, autorización catastral, certificado registral, revisión de minuta, pago de alcabala y requisitos propios del Registro de la Propiedad. Esos requisitos deben confirmarse con el GAD y el registro correspondiente antes de cerrar saldos o prometer fecha de escritura.
#Expediente UAFE por operación
Las personas naturales y jurídicas que se dediquen habitualmente a inversión e intermediación inmobiliaria y construcción constan como sujetos obligados en la página oficial de la UAFE.12 El cierre contable debe conectarse con el expediente UAFE porque los saldos contables muestran pagos, terceros, anticipos, devoluciones y comportamientos que pueden requerir análisis de cumplimiento.
| Elemento UAFE | Conexión con contabilidad |
|---|---|
| Identificación del cliente | Debe coincidir con contrato, estado de cuenta y comprobantes. |
| Beneficiario final | Debe explicar sociedades, apoderados, familiares, terceros pagadores o cesiones. |
| Origen de fondos | Debe sostener pagos, anticipos, abonos relevantes y forma de cancelación del precio. |
| Perfil transaccional | Debe compararse con pagos reales, frecuencia, montos y cambios de instrucción. |
| Alertas | Deben documentarse antes de cerrar como operación normal. |
| Reportes o requerimientos | Deben archivarse con acceso restringido y referencia al período contable. |
El expediente UAFE no debe mezclarse sin control con archivos comerciales abiertos. Contabilidad necesita trazabilidad; cumplimiento necesita reserva, control de acceso y evidencia suficiente para explicar la decisión tomada.
#Estados financieros y cierre societario
Para compañías bajo SCVS, el cierre anual debe preparar estados financieros, información societaria y soportes para aprobación. La Ley de Compañías exige remitir estados financieros, informes de administradores, nómina de administradores, representantes legales, socios o accionistas y beneficiarios efectivos, además de datos que establezca el reglamento.1
| Bloque | Revisión antes de emitir estados financieros |
|---|---|
| Estado de situación financiera | Bancos, cartera, inventarios, proyectos, anticipos, proveedores, impuestos, patrimonio y partes relacionadas. |
| Estado de resultados | Ventas de inmuebles, comisiones, construcción, costo de ventas, gastos comerciales, administrativos y financieros. |
| Flujos de efectivo | Entradas por clientes, pagos a proveedores, impuestos, compras de tierra, financiamiento y devoluciones. |
| Notas | Políticas contables, estimaciones, inventarios, cartera, partes relacionadas, impuestos, contingencias, eventos posteriores y riesgos. |
| Aprobación | Junta general, acta, informes, declaración del representante legal o mecanismo permitido por la SCVS cuando corresponda. |
| Beneficiarios efectivos | Nómina societaria y beneficiarios conforme exigencias de transparencia societaria y lucha contra actividades ilícitas. |
La Superintendencia puede exigir estados financieros y documentación contable para determinar la situación financiera de una compañía sujeta a vigilancia.13 Por eso el cierre debe conservar no solo el estado financiero final, sino los auxiliares y expedientes que explican sus saldos.
#Checklist final por operación
| Bloque | Debe quedar cerrado |
|---|---|
| Inmueble | Escritura anterior, certificado registral, clave catastral, predial, avalúo, planos o identificación del lote. |
| Cliente | Identificación, RUC o cédula, representación, beneficiario final y datos de contacto. |
| Contrato | Reserva, promesa, compraventa, cesión, comisión, mandato o construcción. |
| Dinero | Banco, estado de cuenta, pagos por tercero, devoluciones, saldos y conciliación. |
| Facturación | Facturas, notas de crédito, retenciones, liquidaciones y comprobantes autorizados. |
| Impuestos | IVA, renta, retenciones, predial, alcabala, plusvalía, patente y 1,5 por mil cuando apliquen. |
| Costos | Tierra, urbanización, obra, permisos, honorarios, asignación por lote y costo de venta. |
| UAFE | Origen de fondos, alertas, análisis, reportes o constancia de revisión. |
| Cierre | Responsable, fecha, pendientes, saldos reclasificados y aprobación interna. |
#Errores frecuentes
| Error | Riesgo |
|---|---|
| Registrar reservas como ventas sin revisar contrato. | Sobreestimar ingresos, IVA, renta o utilidad del período. |
| Mezclar fondos de terceros con ingresos propios. | Distorsionar resultados y crear contingencias tributarias o civiles. |
| No llevar cartera por lote. | Perder trazabilidad entre cliente, inmueble, saldo y escritura. |
| No asignar costos de urbanización por proyecto o lote. | Calcular mal costo de venta y margen. |
| Cerrar bancos con depósitos no identificados. | Ocultar pagos de clientes, terceros pagadores o errores de cartera. |
| No registrar retenciones recibidas. | Diferencias entre declaraciones, anexos, cartera e impuesto a pagar. |
| Dejar impuestos municipales fuera del expediente. | Escrituras, registros y costos pueden quedar sin soporte. |
| Separar contabilidad y UAFE como mundos aislados. | Los pagos que originan saldos contables pueden exigir análisis de origen de fondos. |
#Referencias
- Ecuapedia. "Ley de Compañías", artículo 20. /page/ley-de-companias
- Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. "Superintendencia recuerda plazo para presentar Estados Financieros 2025". supercias.gob.ec
- Servicio de Rentas Internas. "Facturación Electrónica". sri.gob.ec
- IFRS Foundation. "IFRS Accounting Standards Navigator". ifrs.org
- IFRS Foundation. "The IFRS for SMEs Accounting Standard". ifrs.org
- Ecuapedia. "Ley de Régimen Tributario Interno", artículos 103 y 104. /page/ley-de-regimen-tributario-interno
- Ecuapedia. "Ley Orgánica de Prevención, Detección y Combate del Delito de Lavado de Activos y de la Financiación de Otros Delitos", artículo 33. /page/ley-organica-de-prevencion-deteccion-y-combate-del-delito-de-lavado-de-activos-y-de-la-financiacion-de-otros-delitos
- Ecuapedia. "Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización", artículo 527. /page/codigo-organico-de-organizacion-territorial-autonomia-y-descentralizacion
- Ecuapedia. "Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización", artículos 526 y 537. /page/codigo-organico-de-organizacion-territorial-autonomia-y-descentralizacion
- Ecuapedia. "Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización", artículos 546 y 547. /page/codigo-organico-de-organizacion-territorial-autonomia-y-descentralizacion
- Ecuapedia. "Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización", artículos 553 y 555. /page/codigo-organico-de-organizacion-territorial-autonomia-y-descentralizacion
- Unidad de Análisis Financiero y Económico. "Sujetos Obligados". uafe.gob.ec
- Ecuapedia. "Ley de Compañías", artículo 25. /page/ley-de-companias